Adviseur Interne Controle Inkoop

De uitvoerende inkoopwerkzaamheden van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) zijn met ingang van 2022 uitbesteed aan het Inkoop Uitvoeringscentrum van DJI (IUC DJI). Ook binnen deze structuurinrichting blijft de IND eindverantwoordelijk voor de rechtmatigheid van inkoop. Om verder te kunnen groeien in haar rol als opdrachtgever op de commerciële markt en meer regie te voeren over de kwaliteit van de dienstverlening van het IUC DJI wil de IND op een reguliere basis zelf controles uitvoeren op de eigen inkoopdossiers. Het is uiterst belangrijk dat de IND de uitvoering door het IUC nauwlettend bewaakt, door zowel de kwaliteit van de processen als de uitkomsten te toetsen aan de normen van ordelijk financieel beheer en rechtmatigheid.

Wij zijn op zoek naar een collega die het leuk vindt om de taak binnen de IND op zich te nemen. Het betreft een vacature met de functienaam: Adviseur Interne Controle Inkoop (FGR: Senior Adviseur Bedrijfsvoering S12. In eerste instantie is de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van één jaar, met uitzicht tot een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Medewerkers die reeds bij de Rijksoverheid in dienst zijn, behouden hun contractuele rechten.

De IND
De IND is een agentschap van het Ministerie van Asiel en Migratie en voert de Vreemdelingenwet en de Rijkswet op het Nederlanderschap uit. Dit betekent dat de IND alle verblijfsaanvragen beoordeelt van mensen die in Nederland willen wonen, studeren, werken of Nederlander willen worden. Migratie gaat om mensen. Dit brengt uitdagingen met zich mee op het gebied van sturing en beheersing. De IND heeft de ambitie om efficiënter te produceren met behoud of verbetering van kwaliteit. Hiervoor zijn diverse initiatieven in gang gezet.

Jouw team
Het team Verbijzondere Interne Controle en Financieel Procesbeheer (VIC&FP) bestaat uit 10 medewerkers en is gepositioneerd bij de Directie Bedrijfsvoering van de IND. Het team werkt nauw samen met andere teams, zoals Concern Control en Business Concern, en vormt zo het kloppend hart van de financiële huishouding van de IND. Het cluster VIC, waar je deel van zult uitmaken, bestaat uit vier collega’s. Dit maakt het werk veelzijdig en uitdagend. VIC beoordeelt in de basis of de financiële huishouding op orde is en wisselen dit af met nieuwe control vraagstukken en ad-hoc verzoeken van collega’s. In die zin geldt: never a dull moment.

Wil je bijdragen aan het verbeteren van inkoop en control binnen de IND? Werk jij graag aan het opzetten, uitvoeren en rapporteren van interne controles? Help jij mee om afdeling VIC&FP verder uit te bouwen en te structureren? Dan zijn wij naar jou op zoek!

Binnen VIC&FP werken wij twee dagen per week op kantoor om de teamspirit en samenwerking met andere teams te behouden.

Wat ga je doen?

Als senior Adviseur Interne Controle Inkoop ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van interne controlewerkzaamheden op het gebied van de rechtmatigheid van de inkoop- en (Europese) aanbestedingscontracten.

Je bent in staat je werkzaamheden zelfstandig in te richten en zorgt voor een goede afstemming binnen je team en met de relevante stakeholders Je benut de beschikbare ruimte efficiënt om je werkzaamheden te plannen en te prioriteren. Je rapporteert en evalueert de voortgang van je werk op structurele wijze.

Binnen deze rol vervul je een belangrijke signalerende rol en draag je actief verbetervoorstellen aan. Verbeterpunten bespreek je met je collega’s binnen het teamoverleg en waar nodig met interne partners, zoals verantwoordelijken voor inkoop en verantwoordings- en sturingsinformatie. Je stemt veelvuldig af met de Audit Dienst Rijk (ADR). Dankzij jouw inzet beschikt het MT van de IND en het Auditcomité over heldere rapportages en de benodigde informatie om effectief bij te sturen op het gebied van inkooprechtmatigheid. Door de hoge kwaliteit van jouw werk kan de ADR met vertrouwen gebruikmaken van de uitkomsten ervan.

Binnen deze rol zorg je voor:

• Het opbouwen van kennis van en ervaring met rechtmatigheid en (EU) aanbestedingsregels.
• Het actueel houden van die kennisdoor het volgen van (frequente) updates in relevante regelgeving.
• Het analyseren en signaleren van (trends in systematische) risico’s en fouten op aanbestedingsgebied, inclusief de oorzaken en impact op de financiële verantwoording van IND.
• Actieve betrokkenheid, intern bij het accountmanagement van het IUC DJI en extern bij de ADR.
• Bekendheid en/of ervaring met categoriemanagement van het Rijk.
• Het kunnen afwegen en onderbouwen van hoofd- en bijzaken in het spanningsveld tussen theoretische perfectie en pragmatische oplossingen bij knelpunten en inkoopbehoeften.

• Je hebt aantoonbare kennis van bedrijfsvoering en financieel-administratieve processen.
• Je hebt minimaal drie jaar relevante werkervaring, zoals in Audit, Accountancy of op het gebied van Inkoop en Aanbesteding binnen de publieke sector.
• Je hebt ervaring met aanbestedingen, met name onder de Europese drempel, en bent goed bekend met onderhandse procedures en minicompetities.
• Je kunt complexe (aanbestedings)regels doorgronden en weet wat vereist is voor een volledig en rechtmatig dossier.
• Je bent analytisch sterk, herkent trends en weet risico’s en kansen te signaleren én om te zetten in concrete acties.
• Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk, en kunt helder rapporteren.
• Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook bij repeterende werkzaamheden.
• Je hebt goede beheersing van Excel en kunt informatie systematisch ordenen en interpreteren.
• Je bent resultaatgericht, verantwoordelijk en beschikt over organisatiesensitiviteit.
• Je functioneert goed binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en kunt effectief samenwerken.

Aanvullende functiewensen (pré’s)

• Je beschikt over hbo/wo werk- en denkniveau, bij voorkeur aangetoond met een afgeronde hbo- of wo-opleiding in een relevante richting.
• Je hebt één of meerdere NEVI Publiek-opleidingen gevolgd.
• Je hebt een opleiding tot Registeraccountant (RA) of Accountant-Administratieconsulent (AA) afgerond of bent daarmee bezig.
• Je hebt ervaring met of kennis van geautomatiseerde systemen zoals Oracle/Leonardo, CTM en TopDesk.

Competenties

• Analyseren vermogen en adviserend optreden.
• Proactief en resultaatgerichtheid.
• Plannen en organiseren.
• Oordeelsvorming en organisatiesensitiviteit.

Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.

Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.

Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen.

Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.

Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.

Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.

Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.