Als adviseur protocol en evenementen ben je verantwoordelijk voor het coördineren en invullen van de werkzaamheden op het gebied van protocol en evenementen voor de politieke en ambtelijke leiding van Defensie. Geen dag is hetzelfde en jouw werk draagt bij aan de uitstraling van Defensie, zowel intern als extern. In een wereld die steeds complexer wordt, draag je samen met betrokken collega’s direct bij aan de veiligheid van Nederland.
Als adviseur protocol en evenementen ben je de spin in het web als het gaat om het plannen, organiseren en initiëren van de evenementen voor de politieke en ambtelijke leiding van het ministerie. Daarvoor heb je nauw contact met de betreffende directies en beleidsmedewerkers die betrokken zijn bij de verschillende evenementen. Samen met hen bedenk je de opzet van de evenementen en draag jij de verantwoordelijkheid voor de praktische uitvoering van de evenementen. Hierbij houd je rekening met het (inter)nationale protocol.
Om dit goed te doen heb je veel contact met de ondersteunende diensten (Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), beveiliging, Paresto (catering), inkoop etc.), de verschillende Defensielocaties en externe leveranciers. Dat vergt goede sociale en communicatieve vaardigheden, een groot organisatietalent en flexibiliteit. Daarnaast ben je benaderbaar, oplossingsgericht en weet je je goed staande te houden in een omgeving waar de druk soms hoog is. Je deinst er dan ook niet voor terug aan te pakken en in teamverband altijd te gaan voor het beste resultaat.
In het directe team van het Bureau Protocol en Evenementen (BPE) in oprichting werk je nauw samen met de senior adviseur/het hoofd van het BPE in oprichting en de adviseur Protocol en Evenementen.
Binnen DBOA werk je nauw samen met de bestuursadviseurs, politiek adviseurs, adjudanten, communicatieadviseurs, managementondersteuners, chauffeurs en kamerbewaarders.
Daarnaast zal je met veel verschillende collega’ s samenwerken die ieder vanuit hun rol betrokken zijn bij evenementen om efficiënt en effectief te kunnen plannen en bijdragen aan de positionering van Defensie.
In jouw werk ben je verantwoordelijk voor het zelfstandig invullen van de voorbereiding, organisatie en uitvoering binnen vastgestelde kaders van de werkzaamheden op het gebied van protocol en evenementen Dit doe je door:
– het adviseren, coördineren en uitvoeren van processen rondom werkbezoeken, optredens en ontvangsten van de politieke en ambtelijke leiding;
- met behulp van een planmatige aanpak bereid je werkbezoeken en evenementen voor, coördineer je de activiteiten en verricht je de uitvoerende werkzaamheden;
- het afstemmen met beleidsdirecties en hierin adviseren van de politieke en ambtelijke leiding over de inhoud en vorm werkbezoeken, optredens en ontvangsten;
- het in afstemming met de Directie Communicatie mede-adviseren van de politieke en ambtelijke leiding over de centrale boodschap en andere communicatie uitingen;
- het adviseren van de politieke en ambtelijke leiding t.a.v. (inter)nationaal protocol en evenementen;
- uitvoering geven aan de organisatie en coördinatie van (inter)nationaal protocol en evenementen;
- het deelnemen aan interdepartementale overleggen over (inter)nationaal protocol en evenementen en over specifieke evenementen waar andere departementen bij betrokken zijn;
- het bijdragen aan gastheerschap en representatie van het ministerie van Defensie in de buitenwereld, zowel nationaal als internationaal.