Adviseur relatiemanagement

De beste faciliteiten. Optimale, schone werkplekken waar onze mensen goed in hun vel zitten en de spullen die ze nodig hebben tot hun beschikking hebben. Dat is bij het Facilitair Bedrijf binnen de Dienst Justitiële Inrichtingen in Den Haag een verantwoordelijkheid die we samen dragen. Het team relatiemanagement helpt, op afstand, de facilitair managers op locatie met feitelijke analyses en inzichten in mogelijke verbeteringen. In een organisatie van deze grootte is dat een omvangrijke taak. We werken met ongeveer 5 mensen en jij neemt het initiatief in deze uitdagende functie waarbij je een klein team coördineert.

Optimale ondersteuning

In deze zelfstandige rol zorg je dat je team maximale ondersteuning geeft aan het Facilitair Bedrijf. De manager, opdrachtgevers, facilitair managers en klanten op onze locaties rekenen op jullie informatie en rapportages. Je helpt je team prioriteiten te stellen en duidelijk te maken welke gevolgen bepaalde afspraken met leveranciers en partners hebben. Dit team blijft zich onder jouw begeleiding ontwikkelen, zodat we de beste dienstverlening (blijven) bieden. 

Je takenpakket bestaat verder uit het:

 Toezien op en analyseren van facilitaire benodigdheden. Periodiek opstellen van advies, zowel gevraagd door MT als ongevraagd wanneer je een kans voor de organisatie ziet. Beheren en doorlopend herzien van de dienstverleningsafspraken (contractuele overeenkomst). die met klanten worden afgestemd. Verzamelen, samenstellen en analyseren van managementinformatie. Opstellen van klantrapportages, signaleren van afwijkingen van afgesproken KPI’s en adviseren over wat daarbij beter kan. Realiseren van een accurate kennisbank, waarbij je het doorvoeren van wijzigingen aanjaagt en overzichtelijk bijhoudt. Deelnemen in LFMO beheergroep Rijksbrede PDC.

Verder zal je nauw optrekken met de afdeling relatiemanagement (centraal) van het Shared Service Center, waarbij jij de vooruitgeschoven post namens het Facilitair Bedrijf bent. Coördineren van werk voor medewerkers ondersteuning relatiemanagement (4 FTE) en inhoudelijke voorbereiding werkoverleg. Deelnemen aan 3-maandelijkse Afnemersberaad, het overleg waarin interne ontwikkelingen en toekomstplannen worden gedeeld met klanten. Deelnemen als centrale contactpersoon en aanjager van mijlpaalproducten in de Beheergroep Rijksbrede Producten en Dienstencatalogus, waarbij je in een 2-jarige cyclus de juiste partijen met elkaar in gesprek brengt.

Kortgezegd neem je deel aan gesprekken bij verschillende spreekwoordelijke tafels en bij iedere tafel vervul je een andere verbindende en dienstverlenende rol om onze dienstverlening continu te optimaliseren. Je bent onderdeel van de afdeling Regie, Advies en Projecten (RAP) binnen het Facilitair Bedrijf en je wordt aangestuurd door de manager RAP. Het team relatiemanagement gaat steeds meer samenwerken met de afdelingen Bedrijfsvoering en Ontwikkeling en Support van het SSC DJI. Daarmee is het als Adviseur relatiemanagement ook je taak om samen met de medewerkers relatiemanagement aan een goede toekomstige taakbelegging van het team te werken. Hiervoor werk je nauw samen met de Manager RAP en de adviseurs en MT-leden van het Facilitair Bedrijf. 

Met jouw ervaring pak je het coördineren van werkzaamheden op een afdeling makkelijk op. Je bent goed in analyses en rapportages, ook in maatwerk. Je hebt een helikopterblik waarmee je overzicht houdt en je begrijpt hoe beleidsonderwerpen en processen met elkaar samenhangen.

Ook heb je:

• hbo-werk- en -denkniveau
• aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie
• ervaring in het verzamelen van gegevens, analyseren en adviseren
• kennis van richtlijnen, procedures, en wet- en regelgeving die veel voorkomen bij facility management of hotelmanagement 

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.