Afdelingshoofd secretariële diensten

Ben jij een ervaren leidinggevende en kun jij als geen ander medewerkers begeleiden en enthousiasmeren om het beste uit zichzelf te halen? Ben jij in staat om de medewerkers die verspreid binnen de organisatie zitten aan jou te binden? En ben jij bij uitstek een motivator en een veranderaar? Dan is deze functie echt iets voor jou!

Wat ga je doen?
De afdeling Secretariële Diensten maakt onderdeel uit van de unit Dienstverlening (Directie Bedrijfsvoering). Als leidinggevende draag je, door samenwerking met de andere leidinggevenden, bij aan het realiseren van gezamenlijke doelstellingen.
Gezien de grote span of control, zowel in aantallen personeel als in strategische opgaven, is ervoor gekozen om een tweede leidinggevende te werven. Samen met je (senior) collega- leidinggevende bij Secretariële Diensten geef je leiding aan een afdeling van ongeveer 45 medewerkers.

Jouw uitdaging?
De wereld verandert snel. Dreigingen worden complexer en de veiligheid van onze medewerkers, informatie en bezoekers is belangrijker dan ooit. Daarom zoeken wij een ervaren leider die samen met ons de ondersteuning ten behoeve van de veiligheid verder professionaliseert. De AIVD is in ontwikkeling, en dat betekent ook iets voor ons werk. Zo moet er nagedacht worden over hoe de secretariële invulling moet worden vormgegeven bij de groei van de organisatie en loopt er een traject om het accountmanagement te versterken. Je collega-leidinggevende is verantwoordelijk voor de visie en strategie ontwikkeling van de afdeling. Jij werkt en denkt hieraan mee maar zal je voornamelijk focussen op de dagelijkse aansturing en de personele zorg, denkt hierbij aan:

• Het ontwikkelen en begeleiden van vakontwikkeling, loopbaanbeleid en personele kwaliteit;
• Verantwoordelijkheid voor het aantrekken en binden van voldoende collega’s, met het oog op een groeiende organisatie;
• De persoonlijke begeleiding en coaching van medewerkers binnen jouw team, ook heb je een focus op het bevorderen van de onderlinge samenwerking;
• Meewerken aan de verdere professionalisering van het team, daarbij zorg je dat er een heldere structuur staat en medewerkers eigenaarschap tonen;
• De uitvoering van de meerjarige strategie en de voorgang hiervan bewaken.

Jouw leiderschap is verbindend en besluitvaardig: je wekt vertrouwen, stimuleert samenwerking en maakt duidelijke keuzes. Je bent lid van het managementteam van de unit Dienstverlening (Directie Bedrijfsvoering) en werkt hierin gezamenlijk (samen met jouw collega leidinggevende) aan het behalen van gezamenlijke doelen, waaronder het jaarplan.

Wat krijg je ervoor terug?
Een dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is. Naast een super betrokken team (en dus een gezellige werkomgeving) kun je in deze functie jouw leidinggevende- en coachingsvaardigheden verder ontwikkelen. Daarnaast krijg je ook ruimte en vertrouwen om je kennis en kunde in te zetten om zo jouw ideeën om te zetten in daadwerkelijk beleid.

We zoeken iemand die flexibel is en samen met je collega’ s (of collega leidinggevende) de werkomgeving en de secretariële ondersteuning van de AIVD wil verbeteren. Ook is het belangrijk om leidinggevende ervaring te hebben. Daarnaast ben je een geboren netwerker die een goed intern draagvlak kan creëren (ook als er weerstand bestaat) en ideeën ook daadwerkelijk kan omzetten naar beleid. We zoeken iemand met de juiste ervaring die weet hoe het is voor de uitvoerende collega‘s ‘ op de vloer’ en de verbinding kan maken tussen de dienstleiding en medewerkers en vice versa. Daarnaast toon je daadkracht bij het vervullen van je functie en kun je strategisch beleid omzetten naar tactische doelen.

Verder:

• Beschik je over minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Heb je ideeën over de toekomst van het secretariële werk;
• Heb je minimaal 2 jaar leidinggevende ervaring;
• Heb je kennis van en ervaring met het verder ontwikkelen van een team ;
• Ervaring met procesontwikkelingen en IT technologie is een pre;
• Ben je bereid op kantoor te werken. Vanwege de aard van de organisatie is thuiswerken helaas niet mogelijk.

De AIVD omarmt diversiteit en inclusie en wil graag dat medewerkers zich thuis voelen. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten zijn een verrijking voor onze organisatie. Bij ons is iedereen die aan de voorwaarden voor een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) voldoet welkom, ongeacht culturele achtergrond, arbeidsvermogen, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Samen werken we aan de veiligheid van Nederland.

• Solliciteren? Stuur ons een cv en sollicitatiebrief waaruit duidelijk en onderbouwd je motivatie blijkt om te willen werken bij de AIVD.
• Na de sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om te solliciteren.
• Je sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen wanneer je op de juiste manier, via de daarvoor bestemde sollicitatie-knop reageert. Je uitgebreide motivatie is ingevuld en je cv is bijgesloten.
• We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de AIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de AIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
• Om veilig te solliciteren, raden we je sterk aan je online sollicitatie vanuit Nederland te versturen. Verblijf je in het buitenland, wacht dan tot je weer in Nederland bent.
• Een veiligheidsonderzoek op niveau A, psychologische onderzoeken, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor een functie bij de AIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen 10 jaar in Nederland hebben gewoond. Ook aan je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden bepaalde eisen gesteld.
• Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer 6 maanden in beslag kan nemen.
• De AIVD gebruikt een digitale manier om te solliciteren. Houd er rekening mee dat het invullen van het sollicitatieformulier mogelijk technische problemen met zich meebrengt. Wacht dus niet tot het laatste moment met solliciteren.