Ambtelijk secretaris

Ben jij een strategische denker met oog voor detail en weet jij de belangen van de ondernemingsraad te verbinden met die van de organisatie? Als Ambtelijk Secretaris binnen het Shared Service Center (SSC) van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), speel jij een cruciale rol in het versterken van de medezeggenschap en het bevorderen van de besluitvorming. Jij zorgt voor de brug tussen de OR en de bestuurder, met de verantwoordelijkheid om processen soepel te laten verlopen.

Als Ambtelijk Secretaris ben je de onmisbare schakel tussen de Ondernemingsraad en de organisatie. Jij adviseert proactief over beleidsvraagstukken, volgt wet- en regelgeving en zorgt ervoor dat alles binnen de juridische kaders blijft. Je stelt inhoudelijke adviezen op en signaleert juridische en organisatorische knelpunten, waardoor je een directe impact hebt op de besluitvorming binnen het SSC DJI.

In jouw functie pak je administratieve taken met precisie op: je beheert de agenda van de OR, plant vergaderingen en verzorgt de verslaglegging. Het is jouw taak om de communicatie tussen OR-leden en bestuurder helder en efficiënt te houden, via diverse kanalen zoals het Intranet en interne rapportages. Jij zorgt ervoor dat alles goed gedocumenteerd is en dat alle betrokkenen altijd goed geïnformeerd zijn.

Je speelt ook een actieve rol in de ontwikkeling van de OR-leden: je coacht hen, adviseert over scholing en draagt bij aan de professionele groei van het team. Je helpt de OR bij het voorbereiden van verkiezingen en zorgt voor een warme introductie van nieuwe leden, zodat het team goed functioneert.

Je hebt een scherpe blik voor detail, bent proactief en omgevingsbewust, en werkt met een duidelijke focus op het resultaat. Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen en weet het overzicht te bewaren, zelfs in een dynamische omgeving. Jij neemt verantwoordelijkheid voor je werk en zorgt dat de kwaliteit altijd gewaarborgd blijft.

Verder heb je:

• Aantoonbaar hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring in de rol van ambtelijk secretaris of een vergelijkbare functie.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de WOR en de CAO Rijk.
• Ervaring met agenda- en procesbeheer binnen een ondernemingsraad of soortgelijke bestuursstructuren.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel schrift als mondeling.

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.