Ambtelijk Secretaris

Dit ga je doen

“Het leuke aan mijn functie is dat je een waardevolle bijdrage kunt leveren aan het optimaal functioneren van de medezeggenschap, dat je veel afwisseling hebt in je werk, dat je voor een groot deel zelfstandig kunt werken en tegelijkertijd deel uitmaakt van een team wat de medezeggenschap ondersteunt waar je op terug kunt vallen.”
Janneke, team Advies en Ondersteuning Medezeggenschap.

Als ambtelijk secretaris ondersteun je een onderdeelcommissie en een vaste commissie van de ondernemingsraad. Je adviseert deze commissies over de status van voorgelegde stukken, de te volgen strategie, het (nieuwe, aangepaste of ingetrokken) beleid van de organisatie en de uitvoering daarvan. Je zorgt voor de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van de acties en besluiten die voortvloeien uit de overleggen van de onderdeelcommissie en de vaste commissie van de ondernemingsraad.

Daarnaast verzamel, interpreteer en verspreid je informatie met betrekking tot ontwikkelingen en regelgeving op het gebied van medezeggenschap. Je attendeert het dagelijks bestuur van de commissies zaken die hun aandacht vragen en geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies. Ook onderhoud je de noodzakelijke functionele contacten, zowel intern als extern. Hierbij ben je in staat je eigen werk efficiënt en effectief te organiseren, zonder je flexibiliteit te verliezen.

In overleg met het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie en met het directiesecretariaat ben je (mede)verantwoordelijk voor de voorbereiding van de agenda van (overleg)vergaderingen en voor behandelvoorstellen voor de geagendeerde onderwerpen. Bij toerbeurt, samen met de directiesecretaris, verzorg je de notulen en de verslaglegging. Je stelt de actiepuntenlijst op en bewaakt de tijdige afhandeling van de acties en besluiten uit de overlegvergadering. Op termijn kan dit wijzigen.

Samen met het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie en het directiesecretariaat bepaal je de jaarlijkse vergaderplanning op voor het overleg met de bestuurder. Daarnaast kan je gevraagd worden als redacteur van het jaarverslag van de onderdeelcommissie. Ook adviseer en coördineer je scholings- en cursusprogramma’s. Bij vertrek van een lid organiseer je samen met het dagelijks bestuur de belangstellingsregistratie van de onderdeelcommissie. Eens in de drie jaar (voor het eerst weer in 2027) organiseer je dit voor de gehele onderdeelcommissie.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Samenwerken met en het ondersteunen van het dagelijks bestuur;
• Het gevraagd en ongevraagd adviseren over procedures, wettelijke aangelegenheden en onderwerpen die binnen de onderdeelcommissie aan de orde zijn, op basis van interpretatie en toelichting van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR);
• Het rappelleren, signaleren van knelpunten en het bewaken van termijnen en procedures.

Herken jij jezelf hierin?

• Je beschikt over hbo-werk- en -denkniveau en hebt brede kennis en ervaring met relevante wet- en regelgeving, in het bijzonder de Wet op de Ondernemingsraden (WOR);
• Je hebt affiniteit met personeelsaangelegenheden; kennis en ervaring met het werken met wet- en regelgeving zoals de CAO Rijk is een pre;
• Een afgeronde opleiding tot ambtelijk secretaris is een pre;
• Je hebt aantoonbare adviesvaardigheden en bent vaardig in het zorgvuldig notuleren van vergaderingen;
• Je hebt inzicht in de functionele omgeving van de medezeggenschap en relevante bestuurlijke relaties, en hebt daarnaast kennis van logistieke, organisatorische en secretariële werkprocessen en geautomatiseerde systemen;
• Je bent klantgericht, flexibel en oplossingsgericht in je ondersteuning van de medezeggenschapsleden;
• Je hebt aantoonbare ervaring met en affiniteit voor het werken in een digitale werkomgeving (zoals MS Office, MS Teams, Citrix) en kunt goed uit de voeten met digitale middelen.

Competenties

• Adviesvaardigheden;
• Analyseren;
• Klantgericht;
• Flexibel;
• Oplossingsgericht;
• Zorgvuldig (o.a. in het notuleren van vergaderingen).

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering, afdeling Human Resources, 1 vacature voor de functie van Ambtelijk Secretaris (FGR: Adviseur Bedrijfsvoering S9). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor een jaar met daarna zicht op een contract voor onbepaalde tijd.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Wel wordt van je verwacht dat je op de (IND) locatie aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is, zoals bij overleg van de Onderdeel Commissie en een commissie van de OR Dit gaat in overleg met je leidinggevende en het dagelijks bestuur van de OC en de vaste commissie van de OR.

• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsing kandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
• Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
• De IND zet zich in om medewerkers met een arbeidsbeperking in te laten stromen. Kandidaten die geregistreerd zijn in het doelgroepregister worden uitgenodigd om te reageren en de verklaring uit het doelgroepregister bij te voegen.
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.