Ambtelijk secretaris/adviseur

Als Ambtelijk secretaris/adviseur ondersteun je de medezeggenschap van EZK en LVVN bij hun belangrijke rol binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat medezeggenschapsprocessen soepel verlopen, bewaakt procedures en ondersteunt de medezeggenschap bij uiteenlopende onderwerpen. Een extra onderdeel van deze functie is om de medezeggenschap tevens te adviseren over deze processen, met name waar het de planning, structuur en informatievoorziening betreft. Zo draag je bij aan sterke medezeggenschap en aan een organisatie die medewerkers betrekt bij de ontwikkelingen die hen raken.

Dit worden op hoofdlijnen jouw taken:

• Voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen van ondernemingsraden, commissies en werkgroepen.
• Opstellen van agenda’s, verslagen, besluitenlijsten en correspondentie.
• Beheren van mailboxen, documentenstromen en archieven.
• Bewaken van procedures, termijnen en afspraken binnen medezeggenschapstrajecten.
• Onderhouden van contacten met (D)OR-leden, adviseurs van bestuurders en andere betrokkenen om de voorbereiding, afstemming en voortgang van medezeggenschapstrajecten goed te laten verlopen.
• Beheren en actualiseren van informatie op interne webpagina's.
• Signaleren van ontwikkelingen die relevant zijn voor de medezeggenschap en adviseren en meedenken over de planning, structuur en informatievoorziening rondom medezeggenschapstrajecten.

Je bent een dienstverlenende en proactieve collega die graag ondersteunt en faciliteert. Je werkt zelfstandig, houdt overzicht en voelt je thuis in een omgeving waarin verschillende belangen samenkomen. Daarbij werk je nauw samen met collega's binnen het Bureau Medezeggenschap, waaronder de senior-adviseurs medezeggenschap. Je draagt bij aan een professionele ondersteuning van de ondernemingsraden, zodat zij hun rol effectief kunnen vervullen. Je hebt enige jaren ervaring met het organiseren en voorbereiden van overleggen en het opstellen van verslagen, bij voorkeur binnen een complexe (overheids)organisatie. Ook ben je digitaal vaardig en beschik je over HBO werk- en denkniveau.

Voor deze functie vragen we de volgende competenties:

• Plannen en organiseren: Je werkt gestructureerd, houdt overzicht en kunt meerdere werkzaamheden en deadlines tegelijkertijd bewaken.
• Samenwerken: Je zoekt actief de verbinding met collega's en relevante betrokkenen en draagt bij aan een prettige en effectieve samenwerking.
• Zelfstandigheid: Je neemt verantwoordelijkheid voor je werkzaamheden, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken en deadlines worden nagekomen en communiceert hierover als dit niet lukt.
• Proactiviteit: Je ziet wat er nodig is, denkt vooruit en pakt zaken uit eigen beweging op.
• Organisatiesensitiviteit: Je hebt oog voor bestuurlijke verhoudingen en verschillende belangen binnen een complexe organisatie.

• De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal twee gespreksrondes en een  afrondend arbeidsvoorwaardengesprek.
• Het inwinnen van referenties of een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Wat bieden wij jou nog meer:

• Een prettige werkomgeving met goede faciliteiten op loopafstand van het centraal station.
• Volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen en te specialiseren.
• Wij vinden een goede balans tussen je professionele en privéleven belangrijk. Werktijden zijn, in onderling overleg, flexibel in te delen.
• Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden; je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Acquisitie op onze vacatures wordt niet in behandeling genomen.