Ben jij op zoek naar een veelzijdige functie in het hart van onze organisatie? Wil jij de centrale spil zijn in een soepele en ordentelijke samenwerking (en communicatie) tussen onze tussen de bestuurder, de personeelsvertegenwoordiging en de organisatie? Dan is de rol van ambtelijk secretaris van de Ondernemingsraad (OR) van de Justitiële ICT Organisatie iets voor jou!
De OR bestaat uit dertien leden, afkomstig uit drie locaties van de Justitiële ICT Organisatie, te weten Veenhuizen, Soesterberg en Gouda. Het overleg tussen OR-leden onderling én het overleg met de bestuurder vindt zoveel mogelijk fysiek plaats. De relatie met de bestuurder is transparant en constructief. Dit vindt tevens zijn weerslag op de goede samenwerking tussen de ambtelijk secretaris en directiesecretaris.
Als ambtelijk secretaris ondersteun je de OR in haar adviserende en controlerende rol, en zorgt ervoor dat alle wettelijke verplichtingen en procedures nauwkeurig worden nageleefd. Je houdt je bezig met een breed scala aan taken, zoals het voorbereiden van vergaderingen, het opstellen van notulen, het coördineren van de communicatie tussen de OR en bestuurder, en het beheren van alle relevante documenten. Je hebt een adviserende rol ten opzichte van de OR en zorgt ervoor dat deze goed geïnformeerd en up-to-date blijft over belangrijke ontwikkelingen binnen de organisatie.
Wat ga je doen?
Werkzaamheden die je onder andere uitvoert, zijn:
- Voorbereiden en notuleren van vergaderingen van de OR en overlegvergaderingen met de bestuurder;
- Ondersteunen en/of opstellen van OR-adviezen, en alle correspondentie rondom formele documenten;
- Meewerken aan het opstellen en/of adviseren over jaarplan (en jaarverslag);
- Bewaken van actiepunten en deadlines;
- Het bewaken van het naleven van wet- en regelgeving (WOR) en de interne procedures;
- Signaleren van relevante ontwikkelingen binnen de organisatie en op het gebied van medezeggenschap;
- Organiseren van scholing en trainingen voor OR-leden;
- Onderhouden van contacten met (externe) adviseurs, vakbonden en andere medezeggenschapsorganen.
Kortom een mooi en divers takenpakket!
Afdeling Bestuur en strategie
Als algemeen secretaris kom je te werken bij de afdeling Bestuur en Strategie (BenS). Deze afdeling bestaat uit meerdere disciplines, namelijk: strategisch adviseurs, informatiebeveiligers, een privacy officer, enterprise architecten, een directiesecretaris en een jurist. Onze afdeling stippelt de koers uit voor de organisatie, op de middellange en lange termijn. Ook is BenS verantwoordelijk voor het formuleren van de visie van de organisatie, het ontwikkelen van beleid en het voorbereiden van en adviseren over bestuurlijke besluitvorming. Het multidisciplinaire karakter van de afdeling zorgt voor brede kennis en ervaring op belangrijke thema’s die er toe doen en dat zorgt voor goede integrale advisering door kruisbestuiving.
Ons hoofdkantoor is momenteel gevestigd in Gouda, maar eind 2027 verhuizen we naar Utrecht, direct achter Utrecht Centraal. Deze verhuizing biedt nieuwe kansen om onze samenwerking te versterken en innovatie te stimuleren. Bovendien komen we daarmee centraal in Nederland te liggen, wat onze bereikbaarheid voor zowel opdrachtgevers als collega’s verder vergroot.