Ambtelijk secretaris OR

Rijkswaterstaat is volop in beweging. Voor de komende reorganisatie is stevige ondersteuning onmisbaar. Als ambtelijk secretaris ben jij dé stabiele factor die overzicht houdt, structuur aanbrengt en ervoor zorgt dat processen zorgvuldig en soepel verlopen. Je werkt op het snijvlak van plannen en organiseren, wet- en regelgeving en zorgt daarbij altijd voor nauwkeurige administratie. Je ondersteunt de ondernemingsraad (OR) bij Rijkswaterstaat van het dienstonderdeel Oost-Nederland, die opkomt voor de belangen van medewerkers. Klinkt dit als iets voor jou? Lees dan snel verder!

Hoe jij bijdraagt
De ondernemingsraad (OR) bij Rijkswaterstaat Oost-Nederland is een zelfstandig orgaan dat voor alle medewerkers opkomt en meepraat over belangrijke veranderingen binnen de organisatie, zoals roosters, regels, nieuwe systemen of reorganisaties.

Jij bent de onmisbare schakel voor de OR. Dankzij jouw inzet verlopen de vergaderingen tussen de OR en de bestuurder soepel en binnen de geldende (wettelijke) kaders. Je maakt gebruik van de (termijn)agenda van de bestuurder en (overheids)nieuwsbrieven. Zo zorg je ervoor dat zowel de OR-leden als de bestuurder tijdig en volledig geïnformeerd zijn en dat belangrijke onderwerpen op de agenda komen en behandeld worden. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden. Je beantwoordt vragen zorgvuldig, verwerkt informatie nauwkeurig en zorgt dat alles tot in detail klopt.

Jouw werkzaamheden

• Je maakt notulen en plant vergaderingen in.
• Je houdt contact met OR-leden, de bestuurder, HRM en andere collega’s en zorgt dat afspraken worden nagekomen.
• Je maakt samen met het dagelijks bestuur van de OR de agenda, verzamelt de vergaderstukken en brengt zelf onderwerpen in.
• Je let erop dat alles volgens de regels van medezeggenschap verloopt en geeft hierover advies.
• Je onderhoudt contact met externe deskundigen en schakelt hen in als dat nodig is.
• Je komt met nieuwe ideeën en neemt initiatief om de samenwerking en sfeer binnen de OR te versterken, zodat de ondernemingsraad goed wordt ondersteund.
• Je volgt relevante en actuele onderwerpen.

Jouw team
Je komt terecht in een betrokken en professioneel team binnen de afdeling bedrijfsvoering, de vaste thuisbasis van de ambtelijk secretaris van de OR. Vanuit deze thuisbasis werk je samen met de voorzitter en vicevoorzitter (dagelijks bestuur) en ondersteun je de OR in hun werkzaamheden. In je rol werk je zelfstandig, maar sta je er zeker niet alleen voor: je schakelt dagelijks met OR-leden en andere betrokken collega’s binnen de organisatie.

Daarnaast neem je actief deel aan het netwerk van ambtelijk secretarissen binnen heel Rijkswaterstaat. Samen delen jullie kennis en ervaring om de functie verder te professionaliseren en toekomstbestendig te maken. Zie jij kansen voor slimmere werkwijzen of verdere digitalisering? Dan is daar volop ruimte voor.

Interesse in een fulltime functie?
Deze functie is voor maximaal 24 uur per week. Wil je fulltime werken? Op korte termijn komt ook de parttime functie van coördinator BHV beschikbaar; deze kan met deze rol worden gecombineerd tot een fulltime dienstverband. Vermeld je interesse hiervoor in je motivatiebrief.

Is jouw interesse gewekt? Solliciteer direct!
Of wil je eerst meer weten over de mogelijkheden van werken bij Rijkswaterstaat? Volg dan de link en lees meer over onze verschillende vakgebieden en kijk interviews met jouw toekomstige collega's! Wil je voordat je gaat solliciteren eerst meer informatie? Bel of app dan met Remon Willems, voorzitter OR, via 06 21 89 03 84.

• Je beschikt over sterke communicatieve en schriftelijke vaardigheden.
• Je kunt goed plannen en organiseren en houdt overzicht in je werkzaamheden.
• Je beschikt over kennis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en aanverwante wet- en regelgeving.
• Je kunt zelfstandig werken en neemt verantwoordelijkheid voor je eigen taken en resultaten.
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig.
• Je kunt makkelijk contact leggen en een goed netwerk opbouwen. Je voelt aan hoe mensen met elkaar omgaan en beweegt je prettig binnen een politieke-bestuurlijke omgeving.

Je voldoet aan de volgende competenties:

• Jij denkt mee over hoe het werk beter kan, neem je initiatief en breng je jouw ideeën ook in de praktijk.
• Je bent vriendelijk en dienstverlenend, maar durft ook duidelijk je grenzen aan te geven en stevig in je rol te staan.

Bij voorkeur heb je ervaring als ambtelijk secretaris van een ondernemingsraad of als secretaris/managementassistent van een management- of directieteam. Heb je die ervaring nog niet, maar voldoe je wel aan de functie-eisen? Dan nodigen we je ook van harte uit om te reageren.

• Je standplaats is Arnhem.
• Bij Rijkswaterstaat stimuleren we het hybride werken. Werk in overleg met je leidinggevende en collega’s vanuit huis of op kantoor wanneer je functie dit toelaat.
• De selectiegesprekken vinden plaats op vrijdag 10 april.
• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.