Backoffice Medewerker

Wil jij een onmisbare ondersteunende rol spelen in een dynamische omgeving? Lees dan snel wat je als backoffice medewerker bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst kunt betekenen.

Als backoffice medewerker ondersteun je de procesvertegenwoordigers en juridisch medewerkers van de directie Strategie, Beleid en Juridische Zaken (SBJZ). Je bent verantwoordelijk voor de digitale dossiers van de juristen. Je zorgt ervoor dat deze juist worden geregistreerd en dat alle documenten aanwezig en in orde zijn. Ook attendeer je proactief je collega’s erop wanneer je denkt dat de termijnen worden overschreden.

Wat deze functie extra dynamisch maakt is dat je ook in contact bent met de ketenpartners. Je informeert ketenpartners schriftelijk of telefonisch wanneer zij vragen hebben. Je behandelt vragen op een efficiënte en doeltreffende manier. Je kan goed inschatten of je de vraag zelfstandig kan afhandelen of dat je moet doorverwijzen naar een procesvertegenwoordiger of een andere collega. Met jouw scherpe oog signaleer je ondertussen ook knelpunten en trends in de processen.

Het team van backoffice medewerkers is verdeeld over de drie locaties: Den Bosch, Den Haag en Zwolle, maar werkt samen als één team. Naast het ondersteunen van de procesvertegenwoordigers en juridisch medewerkers, kunnen mensen ook bij jou terecht voor vragen over de planning van zittingen, bewaringszaken en de afhandeling van gegevens en stukken.

“Geen dag is hetzelfde bij de ondersteuning. Door de diverse werkzaamheden bij het plannen van zittingen, opvragen van stukken bij ketenpartners of het snel verwerken van de binnengekomen stukken en het adequaat reageren op telefoontjes van o.a. de rechtbanken heb je een diversiteit aan werkzaamheden die telkens in ontwikkeling zijn en blijven. Ook samenwerking binnen de ondersteuning is erg belangrijk. Samen zetten wij ons in om de afdeling zo goed mogelijk te ondersteunen. Dit maakt het werk van de ondersteuning SBJZ leuk en nooit saai”

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Dossier aanmaken van pleiters;
• Behandelen van klantvragen zowel digitaal als telefonisch;
• Uitnodigingen van rechtbanken verwerken;
• Controles uitvoeren voor de zitting;
• Verwerken van notificaties en bijbehorende uitspraken.

Je bent klantgericht, werkt nauwkeurig en kunt moeiteloos plannen en organiseren. Ook werk je graag in teamverband en tegelijkertijd kun je goed zelfstandig functioneren. Je bent na een gedegen inwerkperiode in staat zelf te herkennen welke werkzaamheden prioriteit hebben en handelt daarnaar. Flexibiliteit en daadkracht? Daar ontbreekt het bij jou niet aan. Daarnaast heb je een positieve instelling en toon je enthousiasme en betrokkenheid. Je bent stressbestending, kunt werken onder tijdsdruk en draagt graag een steentje bij aan het oplossen van problemen. Verder zijn je communicatieve vaardigheden uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Verder beschik je over:

• Mbo-niveau 4 werk- en denkniveau;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden;
• Uitstekende Nederlandse taalvaardigheid, zowel mondeling als schriftelijk;
• Aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, Webex, Citrix) en kunt jezelf goed redden met digitale middelen.

Wat kun je bij ons leren?

• Goed samenwerken binnen een team;
• Prioriteiten te stellen en zelfstandig te werken;
• Collega's proactief te attenderen op termijnen;
• Meer kennis over juridische processen.

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Strategie, Beleid en Juridische Zaken (SBJZ) 1 vacature voor de functie van Backoffice Medewerker (FGR: Medewerker Verwerken en Behandelen S6).

Deze functie wordt momenteel waargenomen op tijdelijke basis.

Medewerkers in dienst binnen de Rijksoverheid behouden hun contractrechten.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag, Zwolle of Den Bosch aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Dit is in overleg met je leidinggevende.

Bij voldoende sollicitanten kan de vacature eerder worden gesloten dan de aangegeven deadline. Na het sluiten van de vacature kunnen er voor deze ronde geen sollicitaties meer in behandeling worden genomen, we vragen je daarom vriendelijk om niet tot het laatste moment te wachten met het insturen van jouw sollicitatie.

• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsing kandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie;
• Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief;
• Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten;
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn;
• De IND zet zich in om medewerkers met een arbeidsbeperking in te laten stromen. Kandidaten die geregistreerd zijn in het doelgroepregister worden uitgenodigd om te reageren en de verklaring uit het doelgroepregister bij te voegen;
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving;
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid;
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.