Jij weet wat er speelt, wie wat nodig heeft en hoe je zaken voor elkaar krijgt. Als medewerker bestuursondersteuning bij Douane regiokantoor Eindhoven sta je midden in de organisatie. Je schakelt met directie én teamleiders, denkt vooruit, organiseert scherp en houdt het overzicht. Een rol vol vertrouwen, verantwoordelijkheid en ruimte om te groeien.
Dit doe je bij de Douane
Je werkt binnen het bestuur van Douane regiokantoor Eindhoven. Je onderhoudt goede contacten met de directeur, plaatsvervangend directeuren en met de teamleiders van regiokantoor Eindhoven. Als bestuursondersteuner val je onder bureau bestuursondersteuning. Het bureau bestaat, naast deze openstaande functie ter uitbreiding, uit nog een bestuursondersteuner, medewerker bestuursondersteuner en een medewerker van het directiesecretariaat. Als bestuursondersteuner val je onder de verantwoordelijkheid van de manager staf.
Als bestuursondersteuner adviseer je voortdurend - gevraagd en ongevraagd- de directie op alle voorkomende (management)terreinen. Je participeert in het directieoverleg en levert daarin een bijdrage aan de besluitvorming binnen Douane Eindhoven. Je bereid strategische overleggen, sessies en stukken voor. Het schrijven van (beleids)stukken hoort ook bij deze rol. Zo zorg je onder andere voor de voorbereiding voor landelijke overleggen met de vertegenwoordiging van directie, en geef je strategisch advies waar nodig.
Als echte netwerker zijn jouw communicatieve vaardigheden uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent hierdoor in staat om makkelijk contact te maken met mensen in uiteenlopende functies. Je kunt goed luisteren en zo nodig kritisch doorvragen. Je bent enthousiast, betrokken en overtuigend. Daarnaast beschik je over een flinke dosis doorzettings- en relativeringsvermogen. Ook heb je een flexibele instelling en heb je er zichtbaar plezier in om je te bewegen in een organisatie die nog volop in ontwikkeling is. Daarbij verlies je de gestelde (organisatie)doelen en bijbehorende deadlines niet uit het oog.
Aangezien je niet alle wijsheid in pacht hebt ben je bereid om je kwetsbaar op te stellen en om hulp te vragen als je er zelf niet uitkomt. Je durft medewerkers en management op een correcte manier aan te spreken op hun gedrag. Naast het geven van feedback wordt ook gesteld dat je feedback kunt ontvangen.
In deze functie werk je actief aan de ontwikkeling van plannen, organisatieverbetering en kwaliteitsmaatregelen. Je hebt inzicht in bedrijfsvoering en treedt daarbij op als sparringpartner voor collega’s binnen de Douane. Ook onderhoud je informele contacten met de medezeggenschap van Douane Eindhoven ter voorbereiding op het maandelijkse overleg.
Samenwerking staat centraal: je werkt nauw samen met leidinggevenden en biedt, waar nodig, begeleiding en coaching bij complexe dossiers. Je beweegt je gemakkelijk op alle niveaus binnen de organisatie en weet, ook bij weerstand, de verbinding te leggen en te behouden.
Daarnaast vertegenwoordig je Douane Eindhoven in contacten met externe (overheids)organisaties en draag je bij aan een sterke en constructieve samenwerking met deze partners.
Omdat integriteit voor de Douane een belangrijke waarde is, laat jij dat in al jouw handelen zien.
Een bijzondere baan, omdat...
- je alle ruimte krijgt om te ontwikkelen, te adviseren en te beïnvloeden
- je werkt op het snijvlak van beleid, organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering
- je elke dag impact maakt binnen een organisatie die volop in beweging is
Dit zegt een collega over jouw werkomgeving
“Als bestuursondersteuner bij jij de motor achter de directie en het kompas van de regio” - Melanie, Bestuursondersteuner