Coördinator Inkoop

Ben jij de coördinator die grip houdt op inkoop, systemen en kwaliteit?
Ben jij iemand die overzicht houdt, snel doorgrondt hoe processen en systemen écht werken en energie krijgt van het verbeteren van de dagelijkse operatie? En zorg jij ervoor dat het team niet alleen draait, maar ook continu beter wordt? Dan is deze rol als Coördinator Inkoop iets voor jou.

In deze functie werk je op het snijvlak van operatie, proces en systemen binnen het operationele inkoop- en contractbeheer. Je hebt geen personeelsverantwoordelijkheid, maar wél een stevige coördinerende en sturende rol binnen het team én richting de keten. Daarbij fungeer je als verbindende schakel tussen het team en de teamleider: een rol waarin integriteit, transparantie en zorgvuldige afstemming essentieel zijn.

Dit ga je doen
Als coördinator Inkoop geef je dagelijks richting aan de werkverdeling, voortgang en kwaliteit binnen het cluster Inkoop (5 adviseurs inkoop en contractbeheer en 2 administratief medewerkers). Je zorgt dat het operationele inkoop- en contractbeheer soepel, voorspelbaar en kwalitatief goed verloopt.

Je rol gaat verder dan alleen coördineren. Je stuurt actief op data, voortgang en kwaliteit van de basis op orde. Denk hierbij aan:

• het op orde hebben en houden van dossiers, systemen en registraties
• het naleven van werkinstructies en het uitvoeren van periodieke controles (o.a. vanuit kwaliteitskader, wet- en regelgeving)
• het signaleren van afwijkingen in proces, doorlooptijd of kwaliteit en hierop bijsturen
• het bewaken van voortgang en het zichtbaar maken van prestaties op basis van data en signalen uit de operatie

Je hebt een belangrijke rol in het signaleren, analyseren en oplossen van knelpunten in het operationele bestel- en inkoopproces. Daarbij werk je met meerdere systemen en fungeer je als een soort superuser binnen het inkoopsystemenlandschap. Je herkent waar systemen vastlopen, waar data niet klopt of waar het proces slimmer of sneller kan, en je vertaalt dit naar concrete verbeteracties.

Je schakelt actief met interne stakeholders binnen de organisatie om afstemming te realiseren over operationele inkooptrajecten. Dat kan gaan over procesinrichting, systeemgebruik, maar ook over de (on)mogelijkheden binnen inkoopkaders en richtlijnen.

Daarnaast:

• vertaal je (rijksbrede) kaders en tactisch/strategische doelstellingen naar de dagelijkse praktijk en concrete acties voor het team
• draag je bij aan het continu verbeteren van processen, systemen en werkwijzen
• borg je het kwaliteitsniveau van de uitvoering en stuur je bij waar nodig
• werk je samen met de teamleider aan een stabiele en voorspelbare operatie
• neem je actief deel aan relevante overleggen en zorg je voor terugkoppeling naar het team en de organisatie
• spring je waar nodig bij in de uitvoering (bijvoorbeeld operationeel contractbeheer) bij ziekte of piekbelasting

Je bent zichtbaar in het team, weet wat er speelt en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Bij stagnatie zoek je actief de juiste route in de organisatie om tot voortgang, duidelijkheid of besluitvorming te komen.

Dit breng je mee
Je bent op je best in een rol waarin operatie, analyse en verbetering samenkomen. Je hebt een stevige basis in de uitvoering en begrijpt hoe inkoop- en contractprocessen in de praktijk werken.

Daarnaast breng je mee:

• aantoonbare ervaring binnen het inkoop- en/of contractmanagementdomein (Rijksoverheid is een pré)
• ervaring met werken in complexe omgevingen met meerdere systemen en ketenpartners
• sterke analytische vaardigheden: je doorgrondt snel processen, systemen, mensen en organisaties en ziet waar het beter kan
• ervaring met het sturen op data, kwaliteit en voortgang in operationele processen
• vermogen om “basis op orde” te borgen (dossiers, systemen, compliance, werkinstructies en controles)
• proactieve houding in het signaleren én oplossen van afwijkingen en knelpunten
• natuurlijk vermogen om te schakelen tussen uitvoering, proces en tactisch niveau
• stevige organisatorische kwaliteiten: je bewaart overzicht, stelt prioriteiten en houdt het werk in beweging
• coachende en verbindende stijl: je helpt collega’s verder zonder formeel hiërarchisch mandaat
• integriteit en organisatiesensitiviteit: je beweegt zorgvuldig tussen verschillende belangen en weet transparantie te creëren
• besluitvaardigheid en doorzettingsvermogen in situaties waar belangen of systemen wringen

Over het team en de werkomgeving
Je komt te werken in het cluster Inkoop, dat bestaat uit 5 inkopers, 2 administratief medewerkers en een coördinator. Het team is relatief jong en volop in ontwikkeling. Er wordt gewerkt in clusters, waarbij samenwerking, onderlinge afstemming en flexibiliteit belangrijk zijn.

Dit vraagt om iemand die niet alleen structuur brengt, maar ook energie krijgt van bouwen, verbeteren en het verder professionaliseren van de werkwijze. Je voelt je comfortabel in een omgeving die nog niet ‘af’ is en ziet dit juist als kans om impact te maken.

Waarom deze rol interessant is
Je zit dicht op de kern van de operatie én hebt directe invloed op hoe het werk slimmer, beter en robuuster wordt ingericht. Je werkt in een omgeving waar systemen, processen en mensen samenkomen, en waar jouw vermogen om snel te doorgronden en te schakelen het verschil maakt tussen vastlopen en vooruitkomen.

• Werk je al binnen het Rijk in vaste dienst? Dan starten we in eerste instantie met een detachering.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Bij aanname kan daarnaast een ontwikkelassessment worden ingezet.
• Deelname aan de opleiding “Leergang starten met effectief coördineren” van de Rijksoverheid kan mogelijk verplicht zijn.
• Je mag een motivatiebrief en CV sturen. Ook mag je zelf een vorm kiezen waarvan jij vindt dat die past bij jou en bij deze functie. We zijn benieuwd naar jouw creativiteit! Ben je voornemens je motivatie te laten schrijven door AI; dan zijn we benieuwd naar je prompt. We lezen ‘m graag! Je kunde met het goed kunnen prompten komt tijdens het uitoefenen van je functie goed van pas.
• Wacht niet met het indienen van je sollicitatie tot het laatste moment. Vóór de sluitingstermijn kunnen we namelijk al contact met je opnemen voor het inplannen van een sollicitatiegesprek.
• We starten met een jaarcontract. Als we de ideale match zijn, wordt dat omgezet naar een dienstverband voor onbepaalde tijd.