Directie Secretaris Directie Bedrijfsvoering

Ben jij een organisatorisch talent met een scherpe organisatie antenne en een goed gevoel voor besluitvorming processen? Wil je een sleutelrol spelen in onze organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou als onze nieuwe directiesecretaris!

DICTU is volop in ontwikkeling. Als directiesecretaris speel jij een cruciale rol voor de directie Bedrijfsvoering en in het bijzonder het managementteam. Je bent de spil tussen besluitvorming en uitvoering en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plek terechtkomt. Jij zorgt voor overzicht en verbinding.
In deze veelzijdige rol ben je adviseur, organisator én coördinator van de besluitvorming binnen de Directie Bedrijfsvoering. Je werkt intensief samen met het managementteam, de directeur Bedrijfsvoering en collega-secretarissen binnen DICTU. Samen zorgen jullie voor een sterk fundament onder de besluitvorming en communicatie in onze organisatie.

Je rol is breed en dynamisch. We onderscheiden drie hoofdtaken:
1. Adviseur en verbinder binnen het Managementteam

• Je bereidt MT-overleggen voor, stelt agenda’s op en zorgt voor een goede afhandeling.
• Je bewaakt de voortgang van acties en zet onderwerpen op de juiste tafels.
• Je redigeert of schrijft stukken over team overstijgende thema’s.
• Je organiseert samen met collega’s inhoudelijk interne & externe bijeenkomsten (zoals zeepkistsessies).
• Je zorgt voor heldere communicatie binnen én buiten de directie.
• Je borgt de uitvoering van genomen besluiten en bewaakt de kwaliteit van stukken

2. Rechterhand van de Directeur Bedrijfsvoering

• Je adviseert over ontwikkelingen binnen en buiten het MT.
• Je coördineert het opstellen van het bedrijfsvoering jaarplan en bijbehorende voortgangsrapportages en bewaakt deze.
• Je beheert een jaarkalender met alle belangrijke momenten binnen de directie.

3. Spin in het web van besluitvorming binnen DICTU

• Je zorgt samen met collega-secretarissen voor een gestroomlijnde besluitvorming.
• Je stemt MT-agenda’s af en houdt overzicht over wat er speelt in andere teams.
• Je borgt de implementatie van genomen besluiten en bewaakt de kwaliteit van bestuurlijke stukken.
• Je vervangt en ondersteunt je collega-secretarissen waar nodig en draagt bij aan kennisdeling binnen het team.

Kortom, een uitdagende functie met genoeg mogelijkheden om je verder te ontwikkelen. 

Wat verwachten we van jou?

Om voor deze functie in aanmerking te komen, verwachten we het volgende:

• HBO of WO werk-denkniveau 
• Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen in de organisatie.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden zowel in woord als geschrift. 
• Je bent integer en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt een proactieve & dienstverlenende instelling, je pakt zelfstandig taken op en neemt initiatief.
• Je bent in staat en hebt de durf om de dialoog te faciliteren. Je beschouwend en analyserend vermogen helpen je daarbij.
• Je kunt snel schakelen en bent op overtuigende wijze in staat de verbinding te leggen en neemt hierbij initiatief.
• Je bent creatief in het bedenken van oplossingen en laat je zelf niet gemakkelijk uit het veld slaan.

De competenties die wij zoeken voor deze rol, zijn:

• Organisatiesensitiviteit
• Bestuur sensitiviteit 
• Plannen & Organiseren
• Analyserend vermogen
• Netwerken

Na sluitingsdatum zullen de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.
Ook een assessment kan onderdeel zijn van het selectieproces. Ben je nieuw bij DICTU (en de Rijksoverheid)? Dan is de intentie om, na de periode van een tijdelijke arbeidsovereenkomst, de overeenkomst voor onbepaalde tijd voort te zetten. Wanneer je al een arbeidsovereenkomst met de Rijksoverheid hebt, dan behoud je deze.

Tot slot vinden wij het belangrijk om een diverse en inclusieve organisatie te zijn. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. We streven naar een cultuur van gelijkwaardigheid en van veiligheid, waar je kunt zijn wie je bent. Waar je ingezet wordt op je unieke kwaliteiten en waar je gestimuleerd wordt om je talenten verder te ontwikkelen. We willen dat onze organisatie een nog betere afspiegeling van de maatschappij is en daarom nodigen wij eenieder uit om te solliciteren!

Sluiten jouw werkervaring en ambities goed aan op deze vacature? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet!
DICTU is groot voorstander van technologische innovaties, waaronder het gebruik van AI. We vragen je daarom transparant te zijn over eventueel gebruik van AI in je sollicitatie. DICTU maakt géén gebruik van AI bij de beoordeling van sollicitaties.
Tip: geef in je motivatiebrief concrete voorbeelden die jouw competenties onderbouwen!

DICTU maakt dat het werkt, werk jij mee?