Directiesecretaresse

Ben jij een proactieve, energieke en representatieve directiesecretaresse die uitstekend in staat is te schakelen tussen verschillende niveaus en een team van directeuren efficiënt te ondersteunen? Binnen de afdeling Algemene Zaken van PI Zwolle zoeken wij een directiesecretaresse die als spil fungeert voor de duale directie. Je biedt niet alleen organisatorische en administratieve ondersteuning, maar hebt ook een centrale rol in het stroomlijnen van processen en het ontzorgen van je directeuren.

In jouw rol als directiesecretaresse ben jij de rechterhand van de directeuren van de Penitentiaire Inrichting Zwolle en werk je nauw samen met de directiesecretaris. Je hebt een veelzijdig takenpakket dat zowel organisatorische als administratieve werkzaamheden omvat:

• Je beheert de agenda’s van de directeuren, beoordeelt en prioriteert afspraken, en plant deze efficiënt in.
• Je organiseert overleggen, zowel fysiek als digitaal, en zorgt voor de logistieke afstemming van vergaderruimtes en benodigdheden.
• Je notuleert tijdens vergaderingen en zorgt voor een nauwkeurige opvolging van acties.
• Je vervult een representatieve rol door bezoekers te ontvangen en te begeleiden, zowel intern als extern.
• Je verwerkt de in- en uitgaande correspondentie, post en telefoongesprekken en zorgt voor een vlotte afhandeling van het mailverkeer van de directie.
• Je werkt nauw samen met de directiesecretaris en ondersteunt de vestigingsdirecteur en de directeur zorg & behandeling.

Jij bent in staat om soepel te schakelen tussen strategische, tactische en operationele niveaus. Je denkt altijd een stap vooruit, bent scherp en discreet, en weet je goed te positioneren binnen ambtelijke en bestuurlijke verhoudingen. Je hebt ervaring met complex agendabeheer en kunt goed omgaan met gevoelige informatie. In een dynamische werkomgeving blijf je georganiseerd en kalm.

• Je beschikt over MBO (niveau 4) werk- en denkniveau, bij voorkeur met een diploma in een secretariële richting.
• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een organisatie met een dynamische werkomgeving.
• Je hebt ruime ervaring met Microsoft Office en bij voorkeur met archiefbeheersystemen zoals JOIN.
• Je beschikt over goede digitale vaardigheden en ervaring met het notuleren van vergaderingen.
• Je hebt kennis van administratieve en bedrijfsvoeringprocessen, zoals I-babs.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
  
  

Wat bieden wij?
Een afwisselende en uitdagende functie in een dynamische werkomgeving binnen een organisatie die maatschappelijke impact heeft. Je krijgt veel zelfstandigheid in je werk, met ruimte voor initiatief en eigen verantwoordelijkheid. Als onderdeel van het team draag je bij aan de efficiënte aansturing van PI Zwolle en ondersteun je de directie in hun belangrijke taken.

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• De briefselectie vindt plaats op 7 mei 2026, de gesprekken staan gepland op 12 mei  2026.
• Deze functie betreft geen hybride werkplek, maar is volledig op locatie bij PI Zwolle.
• De ‘roepnaam’ van deze functie binnen het functiehuis van het Gevangeniswezen is ‘medewerker bureau managementondersteuning’.
• Een referentiecheck kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Uiteraard vragen wij hiervoor vooraf jouw toestemming.
• Een motivatiebrief is vereist.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.