Als Directiesecretaresse ondersteun je de directeur van de directie Strategisch Advies en Juridische Zaken, ben je de achtervang van de directiesecretaresse van de algemeen directeur en regel je directie-overstijgende zaken. Je beheert de agenda en mailbox, filtert relevante informatie, regelt dienstreizen en verblijf, en informeert in- en externe partijen over de bereikbaarheid en beschikbaarheid. Daarnaast behandel je zelfstandig e-mails, post, memo’s en rapporten over allerlei, soms gevoelige, onderwerpen.
Je kijkt kritisch naar binnenkomende verzoeken, je maakt afspraken en schat hierbij prioriteiten en urgentie in. Ook praktische zaken zoals het regelen van een bloemetje, boeken van een diner, het aannemen van de telefoon en ontvangen van bezoekers op kantoor zijn voor jou geen probleem. Ook bewaak je openstaande acties en zet je deze waar mogelijk zelf in gang. Je stelt agenda’s op, notuleert bij overleggen en zorgt ervoor dat de archivering en documentstromen op orde blijft.
Je werkt in een zelfstandig en hecht team dat de motor van de organisatie is. Je bent een belangrijke steunpilaar voor jouw directeur, en je zorgt ervoor dat jouw collega’s bij DTenV hun werk goed kunnen doen. Je hebt dagelijks contact met allerlei collega’s en je hebt een divers takenpakket. Dit maakt jouw werk veelzijdig en afwisselend. Daarom vraagt dit dat je snel kunt schakelen, flexibel bent, prioriteert, en proactief bent.