Word Directiesecretaresse!
Voor Directeur Inkoop, bij Defensie.
Is plannen en organiseren jouw tweede natuur en werk je zelfstandig en accuraat? Word dan de nieuwe directiesecretaresse van de Directeur Inkoop bij het Commando Materieel en IT (COMMIT) en draag jouw steentje bij aan de vrede en veiligheid in binnen- en buitenland.
Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning, in brede zin, voor de Directeur Inkoop Defensie en zijn plaatsvervanger. In deze afwisselende baan ben je verantwoordelijk voor een accurate agendavoering, waarbij je snel moet kunnen schakelen vanwege de dynamische omgeving. Hierbij is het van belang dat je kunt organiseren en de urgentie van zaken weet in te schatten. Daarnaast zorg je dat de benodigde faciliteiten zoals vergaderruimten, catering en vervoer is geregeld. Je werkt zelfstandig, bent communicatief vaardig en correct.
Tot je taken behoren:
- Het proactief beheren, bewaken en doorlopend actualiseren van de agenda’s;
- Het organiseren en afstemmen van VIP-vervoer voor de Directeur Inkoop;
- Het coördineren van de informatiestroom binnen de directie (in XPostWeb) en het verwerken en signaleren van urgente stukken;
- Het bijhouden van contactgegevens zoals adressen- en telefoonbestanden;
- Het attenderen op het nakomen van gemaakte afspraken;
- Het zelfstandig afhandelen van inkomende telefoongesprekken;
- Het ontvangen en begeleiden van bezoekers en delegaties, ook buitenlandse;
- Het opmaken van de agenda voor het Directie Beraad Inkoop en overige Directie Inkoop gerelateerde beraden;
- Het notuleren van vergaderingen en het opmaken van concept verslagen;
- Het (on)gevraagd verstrekken van informatie omtrent dienstvoorschriften / regelingen en attenderen op bijzondere omstandigheden die aandacht vragen;
- Het organiseren van lunches, diners, MT dagen, dienstreizen, bijeenkomsten, evenementen etc. voor/vanuit het MT van de Directie Inkoop.