Directiesecretaris

Wil jij direct bijdragen aan strategische besluitvorming en ben je een organisatorisch talent dat bestuurlijke processen moeiteloos overziet én aanpakt? Ondersteun je de directie graag bij belangrijke ontwikkelingen en speel je met plezier de sleutelrol tussen strategie en uitvoeren? Dan zijn wij op zoek naar een directiesecretaris zoals jij!

Voor het directieteam van Rijksorganisatie voor Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie (ODI) zijn wij op zoek naar een ervaren directiesecretaris met passie voor het vak. Het directieteam bestaat uit vier directeuren en één einddirecteur van heel ODI. In deze veelzijdige functie combineer je overzicht, initiatief en impact op hoog niveau.

Als directiesecretaris ben je cruciaal voor de ondersteuning van het DT. Je organiseert vergaderingen, bewaakt besluiten en actiepunten en zorgt dat iedereen op de hoogte is. Je geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies over beleid en organisatie en houdt de uitvoering scherp in de gaten. Je coördineert DT-overleggen en ziet toe op opvolging van besluiten.

Tevens ondersteun je bij beleidsvraagstukken en volg je organisatorische ontwikkelingen. Je stemt jaarplannen af, bewaakt samenhang, stelt beleidsnotities op en zorgt voor interne afstemming. Daarbij toets je bestuurlijke haalbaarheid en onderhoud je contacten met secretarissen van andere afdelingen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor DT-aangelegenheden, bereidt sessies, presentaties en externe bezoeken voor en organiseert overlegstructuren. Hierbij werk je nauw samen met managementondersteuners en adviseurs van DT-leden.

We ontwikkelen onze organisatie terwijl we bezig zijn. Als directiesecretaris leg je een stevig organisatorisch fundament neer om veranderingen te ondersteunen. Je zorgt voor structuur om samenwerking makkelijker te maken, zonder dat het een doel op zich is. Je zorgt ervoor dat processen helder en transparant zijn, zodat resultaten en implementaties duidelijk worden. Je houdt in de gaten dat structuren optimaal bijdragen aan de samenwerking en nageleefd worden door iedereen die betrokken is.

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Je concretiseert rollen, taken en verantwoordelijkheden.
• Je adviseert en begeleidt betrokkenen bij het goed invullen van hun rol.
• Je draagt bij aan een heldere en transparante procesgang.
• Je bevordert heldere besluitvorming en actiehouderschap.
• Je plant en organiseert bijeenkomsten voor de ontwikkeling, samen met de directeur, DT-leden en adviseurs.

Als een organisatorisch talent ben je uitstekend in staat om bestuurlijke processen effectief te overzien en aan te pakken. Dankzij jouw helicopterview en praktische aanpak ondersteun je het directieteam optimaal. Je koppelt strategisch inzicht aan daadkracht en hebt een sterke affiniteit met een snel veranderende werkomgeving.

Deze functie biedt een veelzijdig takenpakket, waarvoor multitasking een onmisbare competentie is die je moet bezitten. Je een ondernemende bruggenbouwer met een scherp oog voor organisatie- en politieke sensitiviteit, beschikt over realisatiekracht, bent gedreven en enthousiast, en werkt zelfstandig met een hands-on mentaliteit. Met je vlotte pen en visualisatiekracht deel je moeiteloos informatie binnen je netwerk.

• WO werk- en denkniveau.
• Minimaal 10 jaar ervaring als directiesecretaris binnen een grote (Rijksoverheid) organisatie.
• Kennis van en ervaring met shared service gedachtegoed is een pre.
• Vermogen om effectief te opereren op verschillende niveaus binnen een organisatie.
• Flexibele beschikbaarheid indien de werkzaamheden dat vereisen.

Interesse? Graag ontvangen wij jouw cv en motivatie als word- of pdf-bestand via onderstaande sollicitatie button.

Wat mag je van ons verwachten? Wanneer we een match zien nemen we contact met je op om een eerste sollicitatiegesprek in te plannen. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee sollicitatiegesprekken gevolgd door een arbeidsvoorwaardengesprek. Een casus, opdracht, assessment en/of vaardigheidstest kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, net als het opvragen van referenties en het inzetten van een (online) screening.

Omdat de agenda’s snel vollopen hebben wij in week 6, 7 en 8 een ruimte gereserveerd voor het voeren van de sollicitatiegesprekken voor het arbeidsvoorwaardengesprek. Gelieve hier alvast rekening mee te houden.
Jouw werklocatie zal thuis en op kantoor zijn. Nogmaals, we nodigen je graag uit om te solliciteren. Heb je nog vragen, bel dan eerst even met René van Delft, (directeur strategie, talent en bedrijfsvoering, 06 52 40 01 65) of Suzanne de Jager (corporate recruiter, 06 27 29 53 17).