Directiesecretaris

De Penitentiaire Inrichtingen (PI) Sittard is een vestiging met ruim 300 detentieplaatsen in diverse regimes. Wij vragen van onze mensen betrokkenheid, collegialiteit, stabiliteit en integer gedrag. Ben jij de directiesecretaris met net die extra kwaliteiten? Dan beloven wij je een boeiende en veelzijdige werkomgeving.

Als directiesecretaris voor de PI Sittard volg, signaleer en analyseer je ontwikkelingen binnen het werkveld van het gevangeniswezen. Daarover breng je vervolgens advies uit aan de directie. Ook sta je de bestuurder bij in de taken als gevolg van de wet op de ondernemingsraad.

Je pakt de volgende taken op:

• Je volgt, signaleert en analyseert ontwikkelingen op het werkveld van het gevangeniswezen en brengt hierover advies uit aan de directie.
• Op verzoek doe je nader onderzoek naar onderwerpen die de vestiging betreffen en stelt hierover rapportages en adviezen op.
• Je ontwikkelt en bewaakt interne richtlijnen en procedures.
• Je stelt planningen op voor projecten en bewaakt de voortgang en signaleert de knelpunten en doet voorstellen voor verbetering.
• Je neemt deel aan projecten in de vestiging.
• Je adviseert over bedrijfsvoering aangelegenheden.
• Je bereidt externe activiteiten van de directie voor.
• Je zorgt voor de opstelling en afhandeling van correspondentie.
• Je ondersteunt de directie in het overleg met de medezeggenschap.
• Je bereidt vergaderingen van het MT voor, stelt discussienota’s en adviezen op en draagt relevante agendapunten aan.
• Je neemt als secretaris deel aan de vergaderingen, geeft toelichtingen, stelt verslagen op en werkt besluiten uit.
• Je zet actiepunten uit in de organisatie en bewaakt de voortgang en afhandeling.
• Je onderhoudt contacten met functionarissen binnen en buiten DJI.

De functie van directiesecretaris is te vatten in de volgende 4 rollen

• De klassieke secretaris: organisatorisch en administratieve ondersteuning directie.
• Inhoudelijke adviseur directie: vanuit kennis van de organisatie en de bestuurlijke context levert de DS een actieve bijdrage aan kwaliteit van adviezen, voorstellen en besluiten.
• De vertrouweling: de DS is een betrouwbaar en discreet klankbord voor de directie. Integriteit, discretie en loyaliteit zijn hierbij essentieel.
• De regisseur: De DS stimuleert en bewaakt de voortgang en prioriteiten van directiebesluiten door te informeren, te coördineren en voortgang te bewaken.

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met kennis en/of ervaring binnen bedrijfskunde, juridische dienstverlening, bestuurskunde of een vergelijkbaar vakgebied. Het gewenste niveau kan blijken uit opleiding en/of relevante werkervaring. Wanneer je niet beschikt over een hbo-diploma, kan het werk- en denkniveau worden getoetst door middel van een cognitieve capaciteitentest (je ontvangt vooraf oefentesten, zodat je je goed kunt voorbereiden). 
• Kennis van ontwikkelingen op het werkterrein van DJI GW/VB.
• Kennis van relevante regelgeving, richtlijnen en procedures.
• Kennis van de bedrijfsvoering van de vestiging.
• Inzicht in de organisatie en taakverdeling binnen de vestiging.
• Vaardigheid in het verzamelen, analyseren en verwerken van informatie.
• Vaardigheid in het opstellen van adviezen.
• Vaardigheid in het coördineren van processen.
• Goede mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.

Je beschikt over de volgende competenties:

• Klantgerichtheid
• Verbinden
• Analyseren
• Samenwerken
• Organisatiesensitiviteit
• Plannen en organiseren
• Kwaliteitsbewaking
• Voortgangscontrole
• Proactief handelen

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Om te solliciteren log je in en upload je je cv. Voor sommige functies maak je een online assessment. Op basis van de uitkomst volgen één of twee gesprekken. Bij een positieve uitkomst vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan. Twijfel je of je een VOG kunt krijgen? Check vogcheck.justis.nl. 
• Aantoonbaar het vereiste werk- en denkniveau. Als je dit niet kunt aantonen met een diploma, toetsen we tijdens de sollicitatieprocedure met een capaciteitentest of je over dit niveau beschikt. Je ontvangt vooraf oefentesten, zodat je je goed kunt voorbereiden.
• Om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, ontvangen we graag je cv en motivatiebrief. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.