De concerndirectie Veiligheid, Toezicht en Integriteitsonderzoek draagt door middel van waakzaamheid en dienstbaarheid bij aan een veilig en integer ministerie van Financiën alsmede het versterken van de nationale veiligheid en criminaliteitsbestrijding. Als gevolg van de huidige geopolitieke ontwikkelingen vraagt deze waakzaamheid en dienstbaarheid veel aandacht. Daarom breidt de directie VTI uit.
De concerndirectie Veiligheid, Toezicht en Integriteitsonderzoek is op zoek naar een energieke, ervaren en doortastende directiesecretaris. Ben jij de spin-in-het-web, weet je structuur aan te brengen en ben jij een organisatietalent dat zich goed staande kan houden in een dynamische werkomgeving? Dan ben jij diegene die we zoeken!
Als directiesecretaris:
• Zorg jij ervoor dat de directeur en de afdelingshoofden de juiste besluiten kunnen nemen. Dat doe je als secretaris van het managementteam. In die hoedanigheid bewaak je ook de uitvoering van besluiten en het terugkoppelen daarvan aan de rest van de directie.
• Breng je gevraagd en ongevraagd inhoudelijke adviezen uit over de strategie en (door) ontwikkeling van de directie.
• Draag jij zorg voor een goede uitvoering van de Plan-Do-Check-Act-cyclus. Dat doe je onder andere door het opzetten van jaarplannen, het monitoren van de uitvoering hiervan en het verzorgen van verantwoordingsrapportages.
• Ben je dossierhouder van een of meerdere onderwerpen op het gebied van integrale veiligheid.
• Ondersteun jij de plaatsvervangend directeur bij de organisatie van bedrijfsvoeringstaken. Je bereidt daartoe bedrijfsvoeringsoverleggen voor en coördineert de uitvoering en monitoring hiervan.
• Ben je een belangrijke schakel tussen de leden van het managementteam en de rest van de organisatie.
• Vorm je een team en werk je samen met de managementondersteuners van de directie.
Als directiesecretaris vervul je een verbindende, coördinerende en adviserende rol ten aanzien van de bedrijfsvoeringsprocessen (o.a. personeel, organisatie, huisvesting, informatiehuishouding) van de directie. Je bent verantwoordelijk voor het coördineren en het opstellen van nota’s en belangrijkedocumenten zoals het jaarplan, viermaandsrapportages, opleidingsplan, managementrapportages en bewaakt de voortgang hiervan. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de inhoudelijke voorbereiding van diverse overleggen voor de directeur en afdelinghoofden op (hoog) ambtelijk niveau. Je ondersteunt hierbij het proces, bewaakt de deadlines en controleert de kwaliteit van de aangeleverde stukken. Hieromtrent organiseer je overleggen, intitieer je acties, zorgt je dat alle betrokkenen geïnformeerd zijn en bevorder je de voortgang. Daarnaast draag je zorg voor de tijdige agendering van de aangeleverde stukken en adviseer je over de stukkenstroom naar verschillende overleggremia, zoals het Bedrijfsvoeringsberaad en het Veiligheidsoverleg.
Als spin in het web binnen de directie ben je goed op de hoogte van wat er speelt. Je bent toegankelijk voor collega’s en ondersteunt hen waar nodig. Je zorgt voor heldere informatie in de vorm van handreikingen en factsheets om mensen wegwijs te maken in de processen binnen de organisatie. Daarnaast onderhoud je goede contacten met de directiesecretarissen van de andere directies, met de bestuursadviseurs en de bedrijfsvoeringskolom.
Jij bent iemand die goed kan organiseren, voorbereiden en plannen. Je legt gemakkelijk contact en zet altijd net dat stapje extra. Je houdt overzicht en wacht niet af. Jij weet wat er moet gebeuren en maakt er werk van. Verder kun je veel ballen in de lucht houden. Bij voorkeur heb je ervaring met werken bij een ministerie en met de werkzaamheden die hiervoor in de functieomschrijving zijn vermeld.