Directiesecretaris

Als directiesecretaris en adviseur van de Business Unit Applicatie Services (BAS) maak je deel uit van het managementteam van SSC-ICT, een van de grootste IT-organisaties van de Rijksoverheid. Je werkt in het hart van de organisatie bij de business unit die businessapplicaties ontwikkelt, onderhoudt en vernieuwt voor de primaire processen van 9 ministeries. Denk aan dienstverlening op het gebied van identity management, informatiehuishouding, ERP, salarisverwerking en business intelligence. Grote thema’s zoals agile werken, robotics, AI, cloud en automatisering spelen een centrale rol.

Essentiële schakel en adviseur
Als directiesecretaris ben je de rechterhand van de business unit manager en dus een belangrijke schakel binnen de gehele business unit. Je weet wat er speelt in de omgeving en vertaalt dit naar een advies voor het management. Onze IT-omgeving verandert continu vanwege cyberdreigingen, cloudontwikkelingen, kabinetsplannen en geopolitieke veranderingen. Jouw advies is belangrijk bij onder andere de uitvoering van de meerjarenstrategie en grote organisatieveranderingen. Tevens ben je een schakel naar de andere business units en directieleden.

Structuur en grip
Dankzij jou verloopt iedere vergadering soepel en gestructureerd. Je zorgt voor een goede (inhoudelijke en procesmatige) voorbereiding, overlegt met de manager van de business unit over de te agenderen onderwerpen en neemt de verslaglegging voor je rekening. Daarnaast voer je de regie op de verspreiding van stukken, verzorg je annotaties aan de directie, bewaak je de kwaliteit van de memo's en coördineer je inhoudelijk de managementbijeenkomsten zoals heidagen.

Van besluit naar actie
Het is belangrijk dat jij als directiesecretaris oog houdt op de navolging van de genomen besluiten. Je kent de klappen van de zweep en weet hoe plannen op verschillende niveaus goedgekeurd en uitgewerkt moeten worden. Soms wordt hierin ook een beroep gedaan op je creatieve pen. Bijvoorbeeld wanneer je de vraag krijgt voor een eerste aanzet tot een memo of plan, of juist om de laatste check te doen en de puntjes op de i te zetten.

Projecten en ondernemen
Er zijn mooie gelegenheden om je ondernemerschap te tonen en de lead te pakken. Bijvoorbeeld bij projecten en initiatieven die de manager van de business unit met een gerust hart in jouw handen laat. Of bij een groot informatieverzoek, waarbij coördinatie tussen verschillende afdelingen is vereist.

Je krijgt veel ruimte om zelfstandig te opereren en je eigen stempel te drukken op je werk. Tegelijkertijd is er altijd een netwerk van collega’s waarmee je kunt klankborden als je dat wilt. Kortom: een veelzijdige rol waarin je breed meedenkt én meedoet.

Ben jij klaar voor een functie met invloed, afwisseling en maatschappelijke relevantie? Solliciteer nu en geef richting aan verandering.

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie, binnen of buiten de Rijksoverheid.
• Je hebt interesse in ICT en begrijpt het belang ervan binnen een organisatie.
• Je schrijft en spreekt vloeiend Nederlands en weet je moeiteloos uit te drukken.

Competenties

• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden. Je schrijft helder en to the point (bijv. bij het opstellen en redigeren van memo’s) en schakelt soepel in gesprekken met collega’s op alle niveaus.
• Je bent proactief. Je ziet wat er nodig is.
• Je hebt organisatietalent. Mensen vertrouwen op jouw vermogen om structuur te brengen en zaken goed te regelen.
• Je neemt graag het voortouw en schakelt moeiteloos tussen verschillende onderwerpen en werkzaamheden.
• Je houdt je hoofdkoel in een omgeving vol dynamiek en je weet hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden.
• Je begrijpt de verhoudingen, voelt verantwoordelijkheden aan en handelt daar tactvol naar.
• Je bent een teamplayer en versterkt het geheel.

De einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel!

Het kan voorkomen dat jouw ervaring niet volledig aansluit bij het schaalniveau van deze vacature, maar dat we wel de motivatie en potentie in jou zien. In dat geval kijken we of er mogelijkheden zijn om een schaal lager in te stromen zodat je op termijn alsnog kan doorstromen naar de schaal van deze vacature.

De wederzijdse kennismaking en selectieprocedure bestaat uit twee gesprekken en mogelijk een assessment. Bij een positief verloop volgt een afrondend arbeidsvoorwaardengesprek. Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is nodig om te kunnen starten als medewerker bij SSC-ICT.