Directiesecretaris Bedrijfsvoering

Hoe kunnen we de besluitvorming binnen onze organisatie optimaal faciliteren? Hoe kunnen we bepalen welke ondersteuning het MT nodig heeft en hoe kunnen we dit het beste prioriteren? En hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze doelen worden gerealiseerd? Met deze interessante vraagstukken houd jij je als directiesecretaris bezig."

In jouw rol als directiesecretaris van de Directie Bedrijfsvoering ben je nauw betrokken bij alles wat er speelt binnen de organisatie. Je geeft inhoudelijke ondersteuning aan de directeur, het MT of een project/programmateam door middel van voorbereiding, advisering en secretariële en administratieve werkzaamheden.

Als directiesecretaris ga jij MT overleggen voorbereiden en verzorg je de verslaglegging en de verspreiding van informatie. Daarnaast adviseer en bereid je het MT van de directie procesmatig en projectmatig voor. Je draagt, in afstemming met anderen bij aan organisatieresultaten door ondersteuning te geven op de planning en voortgang, het bewaken van het budget, het opstellen van (concept)planning en/of een plan van aanpak, het opstellen van actiepunten en het bewaken van de voortgang ten dienste van de directie of het programma.

Je bent medeverantwoordelijk voor het opstellen interne beleidsdocumenten. Daarnaast verzorg je de nodige informatieberichten voor medewerkers van de directie of relevante partijen. Aan de hand van de inhoudelijke agenda van het MT bepaal je welke secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning nodig is.

Naast de bovenstaande werkzaamheden houd jij je bezig met het volgende:

Je coördineert, plant, initieert en organiseert overleggen en andere (keten)bijeenkomsten op basis van jouw visie en de vastgestelde prioriteiten binnen de directie.

Je treedt op als achtervang voor de secretaris van het DTenV Directie Team Overleg. Of je neemt een andere directiesecretaris waar bij een MT-overleg. Je stemt wekelijks af met de andere directie secretarissen en draagt zo bij aan een gecoördineerde bespreking van agendapunten.

Je kunt ook, voor zover de hoofdwerkzaamheden dit toelaten, worden ingezet als projectsecretaris.

Je bent daarnaast verantwoordelijk voor de Informatievoorziening en rapportage. Het opstellen van verantwoordingsrapportages en periodieke informatieberichten voor het MT van de directie of het programma. Het borgen van een betrouwbare en tijdige registratie van besluitvorming en werkprocessen. Het leveren van managementinformatie door middel van rapportages en analyses. Het signaleren van ontwikkelingen en risico’s en hierover adviseren richting directie of programmateam. Daarnaast onderlinge afstemming en ketensamenwerking. Tevens het onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders om afstemming en samenwerking te bevorderen.

• Je hebt ervaring in een soortgelijke rol.
• Je beschikt over HBO/ WO werk- en denkniveau.
• Je hebt kennis van de politiek-bestuurlijke context waarin de DTenV zich begeeft.
• Je bestuurlijke en politieke sensitiviteit zijn goed ontwikkeld.
• Je hebt kennis van projectmatig denken en werken.
• Je beschikt over ervaring met het opstellen van interne (beleids-)documenten, rapportages, annotaties, overzichten, verslagen e.d.
• Je bent vaardig in organisatie- en coördinatietaken.
• Je hebt affiniteit met de werkzaamheden van de DTenV.
• Goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.

Je herkent je daarnaast in de volgende competenties:

Je kunt goed plannen en organiseren en beschikt over een klantgerichte instelling. Je hebt uitstekende analytische vaardigheden en vindt het leuk om te netwerken en bent een teamplayer. Je ziet proactief waar er zaken blijven liggen en biedt hulp aan. Je bent kritisch en doet proactief verbeter voorstellen. Daarnaast hecht je waarde aan zelfontwikkeling en beschik je over een flexibele instelling.

Als DTenV willen we een veelzijdige werkgever zijn voor alle groepen in de samenleving. En we zijn dus altijd op zoek naar (toekomstig) medewerkers die het verschil willen maken voor Nederland. We zijn er als onderdeel van de Rijksoverheid van overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben.
In de selectieprocedure hebben herplaatsingskandidaten en verplichte Van-Werk-Naar-Werk-kandidaten binnen de Rijksoverheid een voorrangspositie. Mocht je tot één van deze doelgroepen behoren, stuur dan de aanwijzingsbrief met de sollicitatiebrief mee.

Detachering vanuit een Rijksoverheidsorganisatie is ook een optie. Tijdelijk ter beschikking gestelde arbeidskrachten (waaronder uitzendkrachten) worden eveneens uitgenodigd om te solliciteren.

Voor deze functie heb je een Verklaring Omtrent het Gedrag nodig.