Enthousiaste managementassistent

Aan de cursussen en opleidingen van SSR levert iedereen in de organisatie een bijdrage; de cursusmanagers, teamassistenten en andere medewerkers in het primair proces en daarnaast de stafdiensten en de leidinggevenden die de organisatie aansturen. Voor die laatste groep ben jij een belangrijke ondersteunende collega. Denk hierbij aan de volgende werkzaamheden:

• Je draagt samen met de andere managementassistenten zorg voor het secretarieel (administratief) beheer voor de twee bestuurders, de directeur, de teamleiders en de lectoren. Doordat jij ze ‘ontzorgt’, kunnen zij zich focussen op hun primaire taak.
• Je plant veel afspraken in bomvolle agenda’s en voert de vele acties uit die daaruit volgen. Je weet elke dag weer de juiste prioriteiten te stellen in een dynamische en open werkomgeving, waarbij je zorgt dat je weet wat er speelt in de organisatie. Je maakt zelfstandig inschattingen van belang en urgentie, bewaakt de voortgang en afhandeling. Je signaleert en rappelleert en blijft proactief in contact met de collega’s waarvoor en waarmee je werkt.
• Je bereidt interne en externe bijeenkomsten voor en bent het visitekaartje voor mensen die SSR bezoeken. Je bent incidenteel secretaris van een of meerdere interne overleggen en verzorgt daarvoor de voorbereiding, maakt de notulen en bewaakt de acties. Het verzorgen van (externe) correspondentie, bijhouden van diverse mailboxen en archivering behoren ook tot jouw taken.

Wij zoeken een managementassistent die past bij onze professionele cultuur en goed kan schakelen tussen de interne en externe rol. SSR is een laagdrempelige organisatie waarin de onderlinge samenwerking belangrijk is “we staan voor elkaar klaar” en we zijn van mening dat er naast het harde werken ook gelachen mag worden. Tegelijkertijd verwachten onze bezoekers zakelijke professionele ontvangst: representativiteit is het sleutelwoord, daarin moet je jezelf steeds scherp houden en kunnen schakelen. We houden bij elkaar ook een vinger aan de pols om elkaar scherp te houden. Fouten maken is menselijk maar we verwachten wel dat je om hulp vraagt.

Daarnaast beschik je over de volgende vaardigheden en eigenschappen om de functie succesvol te kunnen vervullen: proactief, sensitief, daadkrachtig, klantgericht, flexibel, teamgericht, accuraat en stressbestendig. Je barst van de energie en:

• Je beschikt over een relevante secretariële opleiding op mbo+ of een gelijkwaardig werk- en denkniveau.
• Je hebt een aantal jaren werkervaring bij een professionele organisatie in een soortgelijke functie.
• Je kunt uitstekend plannen en organiseren en beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en kunt je goed mondeling verstaanbaar maken in het Engels.
• Je kunt goed werken met MS Office (Outlook/Word/SharePoint/Excel/PowerPoint).
• Kennis van iBabs is een pre.

Wij geloven dat diversiteit in ervaringen en perspectieven de organisatie verrijkt en bijdraagt aan innovatie en succes. We streven naar een werkomgeving waarin iedereen zich veilig en gerespecteerd voelt.

Ben je enthousiast? Dan ontvangen we graag uiterlijk 28 juni a.s. jouw motivatiebrief en cv waaruit blijkt waarom jij geschikt bent voor deze functie.

De eerste sollicitatiegesprekken zullen 7 juli plaatsvinden. Wanneer dit positief uitvalt en je doorgaat naar een vervolggesprek dan zijn er gesprekken op 9 juli a.s. gepland. Fijn als je rekening wilt houden met deze data. Als je geselecteerd wordt willen we je graag 1 september laten starten.

Vragen?
Voor telefonische inlichtingen over deze functie kun je bellen met Lisalotte Hage – teamleider – via telefoonnummer 06 29 25 93 71.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.