Event- en Projectmedewerker Energie en Handelsbevordering

Werken aan internationale programma’s, organiseren van aansprekende events én systemen beheren waar collega’s op vertrouwen? Jij houdt het overzicht en zorgt dat alles klopt. Binnen het team Energie en Handelsbevordering ben jij als Event- en Projectmedewerker de onmisbare schakel. Je werkt aan drie internationale programma’s tegelijk en beweegt soepel tussen eventorganisatie, administratie en systeembeheer. Zo ondersteun je collega’s die zich inzetten voor Nederlandse bedrijven met internationale ambities én Europese samenwerking.

Dit ga je doen
Je werkt samen met jouw collega’s aan energie- en handelsbevordering. Dat doe je binnen drie programma’s: 

• het International Clean Energy Partnership (ICEP) (ongeveer 16 uur per week), 
• het Europese subsidieprogramma Interreg (4 à 6 uur per week)  
• het Europadesk-programma (4 à 6 uur per week). 

Binnen verschillende ‘event-kernteams’ en help je mee bij de voorbereiding en uitvoering van internationale vakbeurzen, handelsmissies en netwerk events. Denk aan de World Hydrogen Summit in Rotterdam, de Europa Jaardag in Den Haag, de Offshore Energy Exhibition & Conference in Amsterdam of de InterSolar ZonPV vakbeurs in München. Jij houdt deelnemerslijsten bij, regelt de aanmeldingen en de badges, hotelreserveringen, locaties en bent op de dag zelf aanwezig om buitenlandse gasten te ontvangen, als gastheer/gastvrouw op te treden in het Nederlands Paviljoen of bij te springen bij recepties en diners. Je hebt oog voor detail en voor het plannen van events. Vaste werktijden zeggen jou niet zoveel. Je werkt tijdens een drukke vakbeurs langer door en neemt na een geslaagd event een compensatie dag op.

Event-taken zijn jouw hoofdtaak, maar je zorgt ook voor agendabeheer, registreert bestelaanvragen in EBS, voert gegevens in binnen het database programma Achilles. Voor Achilles ben jij ook het aanspreekpunt voor collega’s met vragen. Je houdt het team draaiende en zorgt dat alles goed loopt, ook bij grote events. Je werkt zelfstandig en schakelt snel tussen verschillende programma’s. Je weet wat er speelt in het team en pakt je verantwoordelijkheid. In overleg met de teamcoördinator stel je verslagen en actiepunten op, je houdt agenda’s bij en zorgt dat systemen up-to-date blijven. Je zoekt informatie op, denkt mee over de uitvoering van activiteiten en organiseert bijeenkomsten van A tot Z.

Jij bent verantwoordelijk voor het:

• In teamverband voorbereiden, organiseren en ondersteunen van evenementen zoals vakbeurzen, handelsmissies, netwerk events en webinars.
• Vastleggen van actiepunten en verslagen bij teamoverleggen.
• Beheren van de agenda’s van teamcoördinatoren. 
• Indienen en beheren van inkoopaanvragen in EBS. 
• Invoeren en beheren van gegevens in Achilles als superuser.

Je kan zelfstandig werken en hebt een oplossingsgerichte aanpak. Als zich problemen voordoen probeer jij direct mogelijke oplossingen te bedenken. Je weet snel de juiste mensen te benaderen en kan goed netwerken. Jouw waardevolle contacten kan je daarom handig inzetten tijdens evenementen. Je plant en organiseert werkzaamheden efficiënt en bent flexibel in deadlines of beschikbaarheid. Door jouw proactieve houding en oog voor detail heb je een zorgvuldige werkwijze. 

Verder heb je:

• MBO/HBO-werk- en -denkniveau, bij voorkeur in de richting van event management, administratie of een vergelijkbare opleiding.
• Minimaal 1 jaar (stage)werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten, evenementen of beurzen.
• Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden, zoals het bijhouden van deelnemerslijsten.
• Je hebt aantoonbare ervaring met Microsoft Office (met name Outlook, Teams Excel en Word).
• Een goede beheersing van de Engelse taal, in staat om buitenlandse gasten te begeleiden en in het Engels te communiceren.
• Bij voorkeur kennis van administratieve systemen, zoals EBS (Oracle) voor inkoopverzoeken en Achilles (klantregistratiesysteem) of vergelijkbare databases.

• Om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, ontvangen we graag je cv en motivatiebrief. Je kan jouw motivatie ook invullen in het sollicitatiescherm, dan hoef je geen motivatiebrief te uploaden.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. Je aanwijsbrief kan je toevoegen door eerst je sollicitatie (zonder aanwijsbrief) te verzenden, en vervolgens vanuit de bevestigingsmail op de link van je sollicitatie te klikken. Na inloggen kan je vervolgens de aanwijsbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Bij RVO werken we hybride. Dit betekent dat je bij ons vanaf elke locatie jouw werk kan doen (vanuit huis, op kantoor of elders). [In nader te omschrijven situaties] is jouw aanwezigheid op de RVO-vestiging in Utrecht en Den Haag gewenst. Voor deze functie is de verwachting gemiddeld 2 dagen per week.

Het betreft een:

• arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast

Wij kunnen je in eerste instantie een contract voor bepaalde tijd bieden. Afhankelijk van functioneren én ontwikkelingen in opdrachten kan een vast contract in beeld komen. 

Heb je een contract voor onbepaalde tijd als Rijksambtenaar dan behoud je deze. Bij een tijdelijke vacature bieden wij jou dan de mogelijkheid voor een detachering. 

Sollicitaties worden pas behandeld na sluiting van de vacature.