Ben jij iemand die overzicht houdt waar anderen het spoor bijster raken? Krijg je energie van schakelen tussen strategie, financiën, beleid en uitvoering, en haal je plezier uit het verbinden van mensen en ideeën? Heb je ervaring met complexe financiële vraagstukken en weet je de directeur te ondersteunen bij strategische besluitvorming? Dan zoeken we jou.
Als financieel adviseur/directiesecretaris ben jij het kloppende hart van de directie. Je zorgt dat besluiten rechtmatig en zorgvuldig worden genomen en goed kunnen worden uitgevoerd. Je bent de rechterhand van de directeur, vraagbaak voor het MT en de stille kracht achter een goed lopend proces. Je adviseert over financiële vraagstukken, bewaakt de kwaliteit en combineert inhoudelijke financiële expertise met bestuurlijke ondersteuning van het MT en de directeur.
Een greep uit werkzaamheden:
Je bent onderdeel van het MT A&O en zorgt ervoor dat besluitvorming plaats vindt aan de hand van een degelijk (financieel) advies. Je overlegt wekelijks met de directeur, onder andere over de MT-agenda. Je bent een belangrijke schakel binnen de directie en daarbuiten. Je weet wat er speelt op de werkvloer en vertaalt dit naar een advies voor het management. Je stroomlijnt bestuurlijke vraagstukken. Jouw input bij inhoudelijke, procedurele en procesmatige aangelegenheden is essentieel, waarbij je een coördinerende rol hebt. Je verbindt interne en externe partijen en zorgt dat samenwerking tot resultaten leidt.
Bedrijfsvoering, financiën en control
Je vervult een centrale rol in de integrale bedrijfsvoering van de directie en bent het eerste aanspreekpunt voor financiële vraagstukken. Als adviseur en sparringpartner van de directeur en het managementteam geef je proactief advies over financiële, organisatorische en procesmatige vraagstukken en zorg je ervoor dat de bedrijfsvoering zorgvuldig en doelmatig is ingericht. Je zorgt ervoor dat de randvoorwaarden voor een effectieve bedrijfsvoering op orde zijn. Je coördineert de planning- en controlcyclus van de directie en bewaakt de voortgang op financiële en organisatorische doelstellingen. Tevens coördineer je het begrotingsproces van de directie binnen de Rijksbegrotingscyclus. Je werkt hierbij nauw samen met de financiële afdeling en andere stafafdelingen en vertaalt ontwikkelingen en inzichten naar concrete adviezen voor het management.
Daarnaast zorg je voor een zorgvuldig financieel beheer binnen de directie, waaronder het bewaken van verplichtingen, vorderingen en uitgaven en het tijdig uitvoeren van financiële mutaties en acties gedurende het begrotingsjaar. Je verzorgt de afhandeling van financiële bijdragen en claims, bewaakt de tijdige uitvoering van financiële verplichtingen en departementale bijdragen en signaleert risico’s en verbetermogelijkheden om de financiële bedrijfsvoering verder te optimaliseren.
Kaders van besluitvorming bewaken
Je houdt oog op navolging van de genomen besluiten. Je kent het klappen van de zweep en weet hoe plannen op verschillende niveaus goedgekeurd en uitgewerkt moeten worden. Soms wordt hierin ook een beroep gedaan op jouw schrijfvaardigheid. Bijvoorbeeld wanneer je de vraag krijgt om de eerste aanzet tot een memo of een plan op te zetten, of juist de laatste (financiële) check te doen en de puntjes op de i te zetten.
Ondersteunen bij Organisatieveranderingen :
Je ondersteunt de directeur en het MT bij het doorvoeren van organisatieveranderingen, door middel van advies en met aandacht voor de betrokkenheid van de medewerkers.
Informatiehuishouding
Je bent verantwoordelijk voor de informatiehuishouding van de directie. Een belangrijke taak zeker in het kader van de verplichte transparantie van de overheid. Je helpt de directie koers te houden door informatie te ordenen en de rode draad te bewaken.