Functioneel Beheerder Sharepoint

De afdeling Business Innovation & Support (BIS) is op zoek naar een Functioneel Beheerder SharePoint.

De SharePoint-beheerder is verantwoordelijk voor het beheer en de doorontwikkeling van de SharePoint Subscription Edition-omgeving van de IND, waarop het intranet met onder andere de IND-samenwerkingssites draaien. De functioneel beheerder maakt deel uit van een team met drie andere functioneel beheerders en vertegenwoordigt het klantbelang en werkt daarom intensief samen met verschillende stakeholders.

De functie bestaat uit een combinatie van functioneel beheer en configuratiebeheer. Een van de kerntaken is gebruikersondersteuning en de afhandeling van incidenten en wijzigingsverzoeken. Daarnaast omvat de functie het eerstelijnsbeheer van de SharePoint-farm, waarbij onder meer gebruik wordt gemaakt van PowerShell en wordt samengewerkt met leveranciers, het infrateam en andere technische specialisten binnen de IND.

De SharePoint‑beheerder bewaakt de continuïteit, beschikbaarheid en stabiliteit van het platform, en verzorgt de planning en uitvoering van onderhoud, software‑updates en Cumulative Updates (CU’s). Daarnaast fungeert de functie als verbindende schakel tussen gebruikers, beheerorganisaties, leveranciers en technische teams. De SharePoint‑beheerder werkt mee aan projecten die de SharePoint‑omgeving vernieuwen en verbeteren en vervult daarin vaak de trekkersrol.

Als Functioneel Beheerder begrijp je hoe de business werkt en werk je intensief samen met Product Owners, Informatiemanagers en leveranciers. Je denkt actief mee met de gebruiker en kunt je goed verplaatsen in diens behoeften en werkwijze. Daardoor begrijp je snel de achterliggende vraag en vertaal je deze naar passende, werkbare oplossingen. Vervolgens zorg je ervoor dat gebruikerswensen snel en effectief bij het juiste agile team terechtkomen. Daarnaast ondersteun je de Product Owner bij het prioriteren van user stories en denk je mee over de verdere ontwikkeling en implementatie van wijzigingen.

Collega’s aan het woord

‘’Als Functioneel Beheerder ben ik de ‘linking pin’ tussen gebruikers, de leverancier en de Agile teams. Ik zorg ervoor dat wensen en knelpunten uit de praktijk niet alleen worden gehoord, maar ook daadwerkelijk worden vertaald naar concrete verbeteringen. Dankzij mijn (technische) kennis van SharePoint beweeg ik mij moeiteloos tussen verschillende niveaus binnen de organisatie en breng ik belangen samen.

Met kennis van het primaire proces begrijp ik de context waarin gebruikers werken. Door goed te luisteren, samen te vatten en gericht door te vragen, doorgrond ik snel de kern van gebruikersvragen en signaleer ik kansen voor optimalisatie. Zo draag ik bij aan een informatievoorziening die het primaire proces optimaal ondersteunt.’’ Collega Functioneel beheer.

Wil je meer weten over hoe het is om als functioneel beheerder bij de IND te werken? Lees dan het volledige verhaal van onze collega Denise:

‘Ik zorg dat onze digitale lopende band blijft draaien’ | IND

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Werken binnen de geldende beleidslijnen, procedures en relevante wet- en regelgeving en deze betrekken bij analyses, adviezen en wijzigingen.
• Informeren van gebruikers en stakeholders over wijzigingen, releases en onderhoudswerkzaamheden.
• Inhoudelijk afstemmen met interne en externe betrokkenen over samenhangende functionele, technische en organisatorische vraagstukken en bijdragen aan het overbruggen van verschillende belangen.
• Je vormt verbinding tussen BIS, de directies (in dit geval Bedrijfsvoering en Asiel & Bescherming), andere betrokken partijen en draagt zorg voor correcte en tijdige wederkerige informatievoorziening.
• Uitvoeren van functioneel-en configuratie beheer van de on-premises SharePoint Subscription Edition-omgeving van de IND.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen, incidenten, meldingen en wijzigingsverzoeken.
• Uitvoeren van beheer- en onderhoudswerkzaamheden met behulp van PowerShell.
• Begeleiden, testen en coördineren van Cumulative Updates, patches en nieuwe releases.
• Samenwerken met leveranciers bij het beheer en onderhoud van de SharePoint-omgeving.
• Afstemmen met het infra team en andere technische specialisten over wijzigingen, incidenten en technische vraagstukken.
• Bewaken van de beschikbaarheid, continuïteit en prestaties van het SharePoint-platform.
• Monitoren van de uitvoering van beheerprocessen en bijdragen aan evaluaties en verbetervoorstellen voor producten, diensten en processen.
• Signaleren, analyseren en oplossen van functionele en technische incidenten en verstoringen.
• Ondersteunen van gebruikers bij vragen over het gebruik van SharePoint.
• Inventariseren van gebruikerswensen en deze vertalen naar verbeteringen binnen het platform.
• Uitvoeren van inhoudelijke analyses van ontwikkelingen, gebruikersvragen en knelpunten en hierover adviseren ten behoeve van implementatie en uitvoering.
• Formuleren en onderbouwen van passende oplossingsrichtingen en alternatieven en deze verwerken in notities, voorstellen en andere adviesproducten.
• Inventariseren van wensen vanuit de business en deze vertalen naar passende SharePoint-oplossingen.
• Begeleiden en coördineren van vernieuwings-, migratie- en implementatietrajecten (op functioneel en technisch gebied), waaronder migraties tussen SharePoint-versies.
• Inhoudelijk, procesmatig en procedureel voorbereiden en coördineren van wijzigingen en implementaties, inclusief de afstemming die nodig is voor besluitvorming.
• Uitvoeren en ondersteunen van functionele testen, acceptatietesten en releasetesten (Dit kan buiten kantooruren plaatsvinden).
• Opstellen en onderhouden van beheerdocumentatie en werkinstructies.
• Je organiseert gebruikers overleggen waar je input ophaalt en kennis deelt.
• Je helpt bij het opstellen van releasenotes en bij de kennisoverdracht aan de gebruikersorganisatie rondom releases.

Expertise en kennisgebieden

• SharePoint Subscription Edition (SE) on-premises beheer en configuratie.
• Kennis van SharePoint-permissies, beveiligingsmodellen en governance.
• Functioneel beheer van SharePoint-platformen.
• Ervaring met de (technische en functionele) voorbereiding, uitvoering en begeleiding van SharePoint-migraties, zowel on-premises als naar SharePoint Online.
• PowerShell scripting voor beheer, automatisering en troubleshooting.
• Beheer van SharePoint-farms, webapplicaties, service applications en sitecollecties.
• Uitvoeren en begeleiden van Cumulative Updates (CU's), patches en releases.
• Troubleshooting van SharePoint-, IIS-, netwerk- en authenticatievraagstukken.
• Kennis van Microsoft Windows Server en IIS.
• Werken met ULS-logging, loganalyse en foutopsporing.
• Opstellen en onderhouden van (beheer- en technische) documentatie.
• Ervaring met testen van wijzigingen, releases en nieuwe functionaliteiten.
• Ervaring met incident-, wijzigings- en releasemanagement.
• Brede kennis van functioneel (en technisch) beheer en inzicht in de samenhang met infrastructuur, beveiliging, dienstverlening en organisatieprocessen.
• Vaardigheid in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen, het opstellen van adviesnotities en het procesmatig en procedureel coördineren van werkzaamheden.
• Kennis van HTML, CSS en JavaScript voor ondersteuning van gebruikers bij speciale SharePoint-oplossingen.

• Hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring met het functioneel en technisch beheer van on-premises SharePoint-omgevingen, waaronder SharePoint Subscription Edition (SE) in een complexe beheerorganisatie.
• Je hebt inzicht in organisatorische, procesmatige en vakinhoudelijke samenhangen in bredere context dan je eigen werkterrein.
• Ervaring met de agile werkwijze.
• Ervaring met het beheren en configureren van SharePoint-farms, webapplicaties, service applications, sitecollecties, permissies en beveiligingsmodellen.
• Ruime ervaring als Sharepoint key-user in het primaire proces van de IND en goede kennis van de werking van het systeem is een pré.

Competenties

• Analytisch: Je bent analytisch sterk en weet complexe vraagstukken snel te doorgronden en te vertalen naar concrete, werkbare oplossingen.
• Plannen en organiseren: Je bent in staat om planning en werkzaamheden aan te passen indien de omstandigheden in de omgeving daarom vragen.
• Klantgericht: Je stelt de gebruiker centraal, luistert actief en zorgt voor passende oplossingen die aansluiten bij de praktijk.
• Flexibel: Je speelt wendbaar in op veranderingen in prioriteiten, processen en werkwijzen binnen een dynamische omgeving.
• Zelfstandig: Je organiseert je eigen werk efficiënt, neemt verantwoordelijkheid en onderneemt proactief actie waar nodig.
• Verbinden: Je weet mensen, teams en belangen samen te brengen, bouwt draagvlak en zorgt dat samenwerking soepel en effectief verloopt.

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Regulier Verblijf en Nederlanderschap 1 vacature voor een Functioneel Beheerder Sharepoint (FGR: Adviseur Bedrijfsvoering S11). Voor deze functie is er een beoogde kandidaat.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op verschillende locaties aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Dit is in overleg met je leidinggevende. De werkzaamheden zullen op verschillende locaties van de IND plaatsvinden. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.

Bij voldoende sollicitanten kan de vacature eerder worden gesloten dan de aangegeven deadline. Na het sluiten van de vacature kunnen er voor deze ronde geen sollicitaties meer in behandeling worden genomen, we vragen je daarom vriendelijk om niet tot het laatste moment te wachten met het insturen van jouw sollicitatie.

• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
• Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.