Bij de Kiesraad (bureau Kiesraad) is de afgelopen jaren hard gewerkt aan het verbeteren van de informatiehuishouding en het vastleggen van alle (verkiezings)processen. Met jouw hulp willen we dit naar een nog hoger niveau tillen. Je functie bestaat dan ook uit 2 onderdelen, die met elkaar te maken hebben: procesmanagement en informatiehuishouding. Je bent onderdeel van het team Bedrijfsvoering en Office (B&O) en jouw leidinggevende is de teamleider B&O. Vanuit je rol heb je de kans om met bijna alle collega’s te schakelen, specifiek met de proceseigenaren, de collega’s uit de kopgroep Informatiehuishouding en de collega’s uit de werkgroep procesmanagement. Hierdoor heb je dus veel contacten en aansluiting binnen de Kiesraad en samenwerken is dan ook cruciaal in deze rol.
Wat is er bijzonder aan werken bij de Kiesraad?
De Kiesraad is een relatief kleine organisatie met ongeveer 40 medewerkers waardoor de lijntjes heel kort zijn en iedereen elkaar kent. Hierdoor kan je in de rol van informatiespecialist ook snel en laagdrempelig met collega’s schakelen. Zo is er een wekelijkse Keek op de Week waarbij alle collega’s aanwezig zijn; een goede en informele manier om elkaar even te zien en op de hoogte te houden van alles wat er speelt. De collega’s zijn stuk voor stuk betrokken professionals die met passie werken voor en aan een eerlijk, transparant en controleerbaar verkiezingsproces. Het is bijzonder om onderdeel te zijn van een organisatie die betrokken is bij een cruciaal onderdeel van de democratie.
Verdieping op de functie - Procesmanagement
In 2023 en 2024 zijn alle verkiezingsprocessen vastgelegd in procesbeschrijvingen. Dit heeft de Kiesraad gedaan zodat er voor elke aanstaande verkiezing een duidelijk en vastgelegd proces is, inclusief draaiboeken en actielijsten. Dit vastgelegde proces draagt bij aan de kwaliteit van het verkiezingsproces. Behalve de verkiezingsprocessen zijn er ook nog interne processen die zijn vastgelegd afgelopen jaren, bijvoorbeeld op het gebied van advisering of bedrijfsvoeringsprocessen zoals inkopen van diensten.
Het is vooral van belang dat de huidige processen up-to-date blijven en tijdig worden aangepast bij bijvoorbeeld wetswijzigingen of andere aanpassingen. Jij bent degene die alle processen in beeld hebt en dan ook tijdig contact opneemt met de desbetreffende proceseigenaren. Het is aan de informatiespecialist om samen met de proceseigenaar dan het hele proces door te lopen en wijzigingen te maken indien nodig. Inhoudelijk is de proceseigenaar verantwoordelijk.
Daarnaast is er ook ruimte voor jou om nieuwe processen te ontwikkelen wanneer er vanuit de organisatie behoefte ontstaat.
Er is een interne projectgroep procesmanagement die ook mee kunnen en willen denken, vanuit deze groep komen er bijvoorbeeld ideeën voor nieuwe processen en zij zijn ook in staat te helpen met het bijwerken van bestaande processen. De verantwoordelijkheid voor het overzicht van de processen ligt bij de informatiespecialist.
Informatiehuishouding
Als informatiespecialist bij de Kiesraad zijn op het gebied van Informatiehuishouding dit jouw werkzaamheden:
- Ontwikkelen, adviseren en implementeren van kaders en richtlijnen voor informatiebeheer, waaronder het bijhouden van de werkafspraken en richtlijnen. Hierbij heb je behalve een adviesrol dus ook zelf een rol in de uitvoering.
- Structureel zorgen voor bewustwording binnen de Kiesraad op het onderwerp Informatiehuishouding, bv. door de nieuwe Archiefwet;
- Het volwassen maken van het proces van vernietiging en overbrenging van de toepasselijke informatie vanuit de afdelingen van de Kiesraad;
- Het coördineren van het uitvoeren van de operationele taken (in samenwerking met de betreffende afdelingen) van zowel vernietiging en overbrenging.
- Het coördineren van het uitvoeren van de operationele taken rondom schonen van netwerkschijven o.b.v. de geldende selectielijst;
- Adviseren over het beheer en de archivering van informatie in nieuwe informatiebronnen en -systemen
- Bijhouden van de ontwikkelingen en mogelijkheden m.b.t. informatiehuishouding en archivering. Denk bijvoorbeeld aan het beheer en archivering van databases en van de ontwikkeling van de nieuwe verkiezingssoftware (die nu in Github wordt bijgehouden en al openbaar toegankelijk is);
- Sparren met Kiesraad-collega’s en relevante organisaties over informatiebehoeften en brainstormen over nieuwe (innovatieve) ideeën rondom informatiehuishouding en archivering;
- Overige taken die raken aan de informatiehuishouding van de Kiesraad.
Een voorbeelddag bij de Kiesraad
Een dag bij de Kiesraad is nooit hetzelfde maar onderstaand een voorbeeld van hoe een werkdag eruit kan zien (uitgaande van 4 x 8, dus een werkdag van 8 uur);
08.30 – 09.00 Rustig de dag opstarten, praatje met collega’s
09.00 – 10.00 Mail openen, ruimte voor onverwachte to do’s
10.00 – 10.30 Werkoverleg met leidinggevende (teamleider Bedrijfsvoering en Office)
10.30 – 12.00 Uitwerken van werkafspraken Informatiehuishouding, bijvoorbeeld mappenstructuur
12.00 – 12.45 Lunchpauze (als je het leuk vindt kan je mee wandelen met een grote groep collega’s)
12.45 – 14.00 voorbereiden kopgroep Informatiehuishouding
14.00 – 15.00 overleg met kopgroep Informatiehuishouding, jij bent de voorzitter van het overleg
15.00 – 16.00 overzicht processen Kiesraad doornemen en actie nemen bij naderende deadlines
16.00 – 17.30 mailbox bijwerken, acties uitzetten en afronden