De directies Mens en Organisatie en Informatievoorziening ondersteunen de medewerkers van de ministeries van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN) bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Binnen de directies adviseert en ontzorgt het InkooppleinB73 (IKP B73) de klant over inkopen van diensten en middelen. Hiermee ga jij als inkoopadviseur aan de slag. Dankzij jouw inkoopadvies werken we aan een innovatief en klantgericht inkoopproces.
Jij bent als Inkoopadviseur verantwoordelijk voor het (helpen) voorzien in de inkoopbehoefte van aanvragers binnen het kerndepartement van EZK en LVVN (focus op beleidsinkopen). Je adviseert aanvragers — in potentie alle opdrachtgevers binnen de organisatie die een inkoop willen doen — over het inkoopproces rondom producten en diensten. Dat doe je onder andere door offertes op te vragen, opdrachten te gunnen, opdrachtbrieven te schrijven en inkopen administratief te registreren in het InkoopportaalB73. Daarnaast beantwoord je vragen over de exacte procedures, de juiste richtlijnen, doorlooptijden en lopende inkoopaanvragen. Bij dit alles ga je zeer secuur en consciëntieus te werk, want je hebt soms met politiek zeer beladen inkopen van doen, die een landelijke impact hebben. De kaders omtrent rechtmatigheid en doelmatigheid kennen voor jou geen geheimen.
Tevens wordt van jouw verwacht dat jij proactief een aantal onderwerpen oppakt en hiervoor optreedt als vraagbaak voor je collega’s. Je bent multi-inzetbaar en flexibel. Je weet zelf prioriteiten te stellen en weet waar je jouw kennis en kunde in het dagelijks werk, in nauwe samenwerking met je collega’s, in kan zetten.
Binnen het InkooppleinB73 is het belangrijk dat adviseurs klantgericht zijn, deskundig en kostenefficient werken en streven naar optimale in- en externe samenwerking. Klantbeleving staat bij jou dan ook hoog in het vaandel.
Verder wordt het volgende verwacht van jouw als inkoopadviseur:
- Kennis van het inkoopproces binnen de Rijksoverheid en de actuele vastgestelde procedures en processen, zowel standaard- als maatwerkprocessen.
- Uitvoeren van een rechtmatig inkooptraject, bestaande uit opvragen van offertes dmv offerteverzoek, gunnen van opdrachten en administratieve vastlegging van inkoopdossiers in het inkoopportaal en het documentmanagementsysteem.
- Adviseren van aanvragers m.b.t. het inkopen van producten en/of diensten, contact initiëren en onderhouden met opdrachtnemers.
- Beantwoorden van eerstelijns en tweedelijns vragen uit de organisatie m.b.t. procedures, inkooptrajecten en lopende aanvragen.
- Proactief ondersteunen en begeleiden van collega-inkoopadviseurs binnen het team.
- Contact onderhouden met de Inkoopketen IUC (Inkoop UitvoeringsCentrum), FEZ en FDA binnen de inkoopprocessen voor optimale samenwerking.
- Bijdrage leveren aan overleggen met opdrachtgevers binnen het kerndepartement en de Inkoopketen (IUC, FDA/FEZ).
- Het InkooppleinB73 intern (mede) vertegenwoordigen, bijvoorbeeld tijdens Inkoopdialogen met directies en bij WelkomB73 (bijeenkomst nieuwe medewerkers)
- Adviseren van hoofd Inkoopplein omtrent het inkoopproces en de diverse (deel)projecten.
- Het signaleren van (eventuele) incidenten, misstanden, en deze escaleren naar manager. Je kunt binnen no-time tot de kern van een probleem komen, oplossingen bedenken en consequenties van wijzigingen overzien.