Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?
Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.
De Defensie Pijplijn Organisatie (DPO) is onderdeel van het ministerie van Defensie en valt onder het Commando Materieel & IT (COMMIT). COMMIT ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT.
De Defensie Pijpleiding Organisatie heeft tot doel het innemen, de opslag, het verplaatsen en het afleveren van vloeibare brandstoffen door middel van het op Nederlands grondgebied gelegen deel van het CEPS en voor wat betreft de vliegbasis Leeuwarden m.b.v. het nationale systeem op depot Leeuwarden. Een tweede doel is het initiëren en uitvoeren van alle maatregelen die ertoe leiden, dat het pijpleidingnet met de daarbij behorende installaties in gebruiksgerede staat blijft. Hieronder valt ook het (ondersteunen bij) het beheer van buiten gebruik gestelde pijpleidingen.
De Afdeling Ondersteuning heeft als doel het leveren van de ondersteuning voor het primaire proces van DPO en uit 3 stafgroepen: Secretariaat, Personeel/Communicatie & Inkoop (Bedrijfsondersteuning), Finance en Bestuurlijke Info voorziening (IT).
DPO is op zoek naar een inkoper die aan de slag wil met de inkoopdossiers voor DPO en daarnaast wil meebouwen aan de verdere professionalisering van Inkoop binnen DPO.
Jij bent als inkoper verantwoordelijk voor het aanschaffen van goederen en diensten. Dat doe je op basis van waar behoefte aan is en die behoefte beoordeel je dan ook. Je voert marktverkenningen uit en stelt complexe aanbestedingsdocumenten met selectie- en gunningscriteria die op de situatie zijn toegesneden. Het onderhandelen met en selecteren van leveranciers hoort bij je werk, evenals het beoordelen van offertes. En de order? Die hoort van a tot z bij jouw takenpakket.
Ook als het gaat om het inkooppakket ben jij de aangewezen persoon. Analyseren van het artikelpakket en leveranciers, optimalisatievoorstellen, complexe raam- en afroepcontracten; het hoort er allemaal bij. Je bouwt marktkennis op en houdt het contractenregister bij. Dat register is voor jou leidraad voor het initiëren van nieuwe contracten.
Tevens voer je het leveranciersmanagement uit. Je onderhoudt relaties en werkt aan het verbeteren van de leveranciersprestatie. Is er een betere onderhandelingspositie mogelijk? Waar liggen risico’s, zowel als het gaat om het product als leveranciers? Het zijn vragen waar jij je dagelijks mee bezighoudt. Betrouwbaarheid en productkwaliteit zijn zaken die in jouw functie volop aandacht hebben.
Concreet zijn je taken:
• Je analyseert de totale inkoopbehoeften bij DPO en op basis van deze analyse stel je jaarlijks het DPO-inkoopplan op
• Je coördineert en adviseert over de voorbereiding van (Europese) aanbestedingstrajecten door o.a.
- offertes op te vragen en te beoordelen en afspraken over specificaties, prijzen en leveringsvoorwaarden met binnen- en buitenlandse leveranciers te maken
- inkoopaanvraag/ programma’s van eisen op commerciële uitvoerbaarheid te beoordelen
- op basis van eventuele marktconsultaties behoeftestellers te adviseren over aanbestedingsprocedures
- gunnings- en selectieleidraden op te stellen en deze bekend te stellen en op basis van deze leidraad bedrijven te selecteren die zich hebben aangemerkt;
- alle relevante publicaties en documenten te verzorgen die uit hoofde van een Europese aanbesteding noodzakelijk zijn;
- overeenkomsten voor te bereiden, op te stellen en te bewaken
• Je bewaakt de uitvoering van het inkoopbeleid door:
- de ondertekening van overeenkomsten te verzorgen, voor zover die binnen jouw tekenbevoegdheid vallen, door zelf te ondertekenen, c.q. hiervoor de benodigde goedkeuring te verkrijgen
- de uitlevering van een opdracht door een leverancier te bewaken en maatregelen te nemen indien niet aan de contractuele eisen is voldaan;
- zo nodig bij te sturen in de uitvoering van de overeenkomsten;
- contractmanagement te voeren en indien nodig (raam)overeenkomsten te wijzigen;
- de administratieve en financiële vastlegging van het aanbestedingsproces in zowel het SAP als het inkoopdossier te verzorgen;
- ondersteunende werkzaamheden met betrekking tot afstoting van overtollig/overtallig DPO-materieel door verkoop, verschroting, teruggave of inruil te verrichten.