Word Junior Medewerker HR-Finance
Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast ongeveer 53 duizend beroepsmilitairen en reservisten werken er ook nog ruim 27 duizend burgers bij Defensie.
Ben jij klaar voor een verantwoordelijke rol binnen Defensie? Beheer bij ons HR-Finance team de budgetten, adviseer klanten, en los budgettaire kwesties op. Ontwikkel jezelf in een stimulerende werkomgeving waar eigen initiatief wordt aangemoedigd. Enthousiast? Sluit je dan aan bij ons team en draag bij aan de efficiënte en effectieve inzet van onze personeelsbudgetten.
Binnen Defensie is de HR organisatie volop aan het ontwikkelen. In de sectie HR-bedrijfsvoering zet het HR-finance team zich in voor het beheer van personeelsbudgetten. In deze rol ben jij verantwoordelijk voor het beheer van de budgetten Representatie en Opleidingen voor alle directies binnen COMMIT (exclusief JIVC).
Als budgetbeheerder adviseer je klanten over de realisatie van hun budgetten, koop je externe opleidingen in en signaleer je budgettaire kwesties. Bovendien denk je zelfstandig na over oplossingen voor financiële uitdagingen. Je werkt nauw samen met vijf collega’s in een omgeving waar eigen initiatief en professionele ontwikkeling worden gestimuleerd.
De werkzaamheden van deze functie zijn als volgt:
1. Je ondersteunt de bedrijfsvoering in de rol van budgethouder, door:
- Het fungeren als budgetbeheerder voor personeelsbudgetten Representatie en Opleidingen van COMMIT.
- Het deelnemen aan klantoverleg en beantwoorden van klantvragen op het gebied van personeelsbudgetten Representatie en Opleidingen binnen COMMIT.
- Het beoordelen en verwerken van binnengekomen aanvragen voor externe opleidingen en representatie.
- Het inkopen in het inkoopsysteem van externe opleidingen waar een raamovereenkomst voor is.
- Het vanuit praktisch oogpunt optimaliseren van de procedures op het gebied van de diverse personeelsbudgetten en waar nodig door het doen van verbetervoorstellen.
- Het waarborgen van deze procedures binnen de organisatie, door ervoor te zorgen dat betrokkenen hiermee bekend zijn en deze volgt.
2. Je ondersteunt de teamleider door:
- Het ophalen van behoeftes en klantvragen binnen COMMIT die het eigen werkproces raken en hiervoor ondersteuning levert om hieraan te kunnen voldoen.
- Het signaleren van budgettaire kwesties en het meedenken over oplossingen.
- Deelname aan projecten gerelateerd aan HR-bedrijfsvoering, door administratief te ondersteunen teneinde projectdoelstellingen te halen.
3. Je draagt bij aan de informatievoorziening binnen de bedrijfsvoeringsketen door:
- Het inzichtelijk maken van realisatiestanden op de p-budgetten Opleidingen en Representatie, zodat behoeftestellers hiervan op de hoogte zijn en kunnen acteren.
- Het voorzien in informatie die benodigd is voor het tijdig, juist en rechtmatig betalen van facturen.
- Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van ATB's, beschikkingen, prestatieverklaringen.
- Het coördineren en bewaken dat facturen binnen de wettelijk gestelde normering tot betaling komen.