Managemenstassistent

De Algemeen Directeur Dienst Vervoer & Ondersteuning zoveel mogelijk ontzorgen. Dat doe je als managementassistent bij de DV&O.

Als managementassistent van de Algemeen Directeur vervul je een cruciale rol binnen de organisatie. Je ondersteunt de Algemeen Directeur bij uiteenlopende taken en fungeert als spil in de communicatie met zowel interne als externe partijen. Jouw verantwoordelijkheden zijn breed en vragen om een proactieve, gestructureerde en integere aanpak. De werkzaamheden worden in belangrijke mate aan het eigen inzicht overgelaten.

Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de agenda, het afhandelen van inkomende post en e-mails en de bijbehorende correspondentie. Integer handelen is hierbij essentieel. Daarnaast bereid je vergaderingen voor, notuleer je tijdens bijeenkomsten en zorg je voor een correcte verslaglegging en opvolging van gemaakte afspraken.

In jouw functie ben je het eerste aanspreekpunt voor zowel collega’s als externe contacten. Je coördineert informatiestromen en beoordeelt de urgentie en relevantie van binnenkomende verzoeken. Je fungeert als buffer tussen de Algemeen Directeur en de interne organisatie, waarbij je zorgt voor een soepele doorstroom van informatie en de voortgang bewaakt.

Om succesvol te zijn in deze rol, beschik je over uitstekende organisatorische vaardigheden, een scherp inzicht in prioriteiten en een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je werkt proactief, nauwkeurig, houdt overzicht en communiceert helder en professioneel. Daarnaast zorg je dat je een gepaste professionele distantie behoudt, waarbij het kunnen omgaan met gevoelige en vertrouwelijke informatie belangrijk is.

• Je hebt mbo 4-werk- en –denkniveau;
• Je hebt ruime relevante aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie;
• Je hebt ervaring met Microsoft Office;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal.

Herken jij je in bovenstaande maar kun je je mbo 4-werk- en denkniveau niet aantonen middels een diploma, dan nodigen wij je alsnog uit om te solliciteren. Wij zullen je dan zo snel mogelijk een capaciteitentest toesturen die online gemaakt kan worden. Het behalen van de capaciteitentest op het gevraagde niveau is een vereiste om verder te kunnen in de procedure.

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Om te solliciteren log je in en upload je je cv. Voor sommige functies maak je een online assessment. Op basis van de uitkomst volgen één of twee gesprekken. Bij een positieve uitkomst vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan. Twijfel je of je een VOG kunt krijgen? Check vogcheck.justis.nl. 
• Aantoonbaar het vereiste werk- en denkniveau. Als je dit niet kunt aantonen met een diploma, toetsen we tijdens de sollicitatieprocedure met een capaciteitentest of je over dit niveau beschikt. Je ontvangt vooraf oefentesten, zodat je je goed kunt voorbereiden.
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• Mogelijkheid tot flexibel werken.
• Het opvragen van referenties behoort tot de mogelijkheden.
• Interne kandidaten hebben voorrang op externe kandidaten.
•  Wanneer wij geschikte reacties ontvangen zullen wij, voorafgaand aan deze sluitingsdatum, met kandidaten in gesprek gaan. De vacature zou hierdoor eerder gesloten kunnen worden.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.