Management Assistent

Ben jij flexibel, pro-actief en een écht organisatietalent? Denk jij altijd een stap vooruit, ontzorg je en neem je de regie? Voel jij je thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving en ben je een echte spin in het web? Dan is deze rol als management assistent bij de Douane in Groningen echt iets voor jou! De Douane regio Groningen werkt nauw samen met de regio Arnhem. De regio's beheren samen acties en plannen afspraken samen.
Voor de afstemming en het samenwerken hechten we ook aan het ontmoeten van elkaar. Het incidenteel reizen hiervoor is onderdeel van de functie. De primaire werklocatie zal Groningen zijn.

Dit doe je bij de Douane

Als management assistent ben jij de rechterhand van de plaatsvervangend directeur van Douane regio Groningen. Je ondersteunt bij complexe administratieve, secretariële en organisatorische taken. Je beheert de agenda, bereidt vergaderingen voor en houdt de voortgang van actiepunten scherp in de gaten. Daarnaast speel je een cruciale rol in de samenwerking binnen de Douane, zowel met interne teams als externe stakeholders.
Regio Groningen telt vijf werklocaties: Groningen, Leeuwarden, Zwolle, de Eemshaven en Emmen. Met zo’n 350 collega’s verspreid over 15 teams is dit een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is. De Douane regio Groningen, werkt nauw samen met de regio Arnhem, dit betekent dat je komt te werken in een team van directie management ondersteuners. Daarnaast is de Douane zich aan het doorontwikkelen, waarbij de regio gerichte organisatie vervangen wordt door een procesgerichte organisatie. Dat gaat mogelijk betekenen dat je in de toekomst voor een anders samengesteld directieteam komt te werken.

Een bijzondere baan, omdat...

Je een spin in het web bent binnen de organisatie;
Je een belangrijke rol speelt bij de organisatie en ondersteuning van directietaken;
Je een veelzijdig takenpakket hebt waarin je écht impact maakt.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Ik zorg dat alles op rolletjes loopt, zodat anderen kunnen excelleren”. Laura, Managementondersteuner

Wanneer past deze baan bij je?

Je hebt minimaal MBO 3 werk- en denkniveau en relevante werkervaring;
Je bent vaardig in het administratief verwerken en afhandelen van verzoeken;
Je hebt ervaring in een ondersteunende, secretariële functie, bij voorkeur op directieniveau;
Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift;
Je bent bekend met MS Office en, bij voorkeur, SAP SRM;
Je werkt nauwkeurig, proactief en houdt altijd overzicht.

Jouw competenties

• voortgangscontrole
• klantgerichtheid
• organisatiesensitiviteit
• plannen en organiseren
• integriteit

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Op donderdag 23 april vinden de selectiegesprekken plaats in Groningen.

Deze vacature staat open voor de werklocatie Groningen.

Wij verwachten veel reacties op deze vacature. Indien we voldoende reacties hebben ontvangen, is het mogelijk dat de vacature eerder wordt gesloten.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.