Hoe jij bijdraagt in je rol
Als management assistent van de plaatsvervangend directeur-generaal (pDG) ontzorg je haar op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, zodat onze pDG zich volledig op het bestuur kan richten en haar werk zo effectief mogelijk kan doen. Je werkt primair voor de pDG en vervult ook een rol als achtervang voor het secretariaat van de DG.
Bij jou komt veel ambtelijke, bestuurlijke en politieke informatie samen en jij filtert deze (vertrouwelijke) informatie zo snel mogelijk. In deze functie werk je zelfstandig, maar heb je ook veel contact met andere onderdelen binnen het Directoraat-Generaal, zoals de secretariaten van de directies, het stafbureau en beleidsmedewerkers. Daarnaast werk je samen met het secretariaat van de DG.
Jouw werk bestaat uit de volgende taken:
- je houdt je bezig met complex agendabeheer en de prioritering en afhandeling van e-mails
- je zorgt ervoor dat de pDG goed voorbereid naar overleggen gaat met de juiste informatie en dossiers. Daarbij zorg je ervoor dat annotaties op tijd zijn verzorgd
- je organiseert fysieke en digitale bijeenkomsten waarbij alles is geregeld, zoals catering en de locatie
- je boekt (internationale) dienstreizen via Travelpoint en regelt het vervoer
- je plaatst en accordeert stukken in het stukkenstroomsysteem CM
Dit is waar jij voldoening uit haalt
Jij houdt ervan om gestructureerd te werken. Je plant graag, vindt het leuk als je werk ad-hoc werkzaamheden bevat en stelt daarom graag prioriteiten zodat je snel kunt schakelen. Het regelen heb je echt in de vingers en je haalt voldoening uit het onzorgen van de pDG. Een mooi aspect van jouw functie is dat je inzicht krijgt in de politiek-bestuurlijke top van het ministerie.
Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct.
Heb je nog wat inhoudelijke vragen over deze functie? Neem dan gerust contact op met Laura Heins, DG-secretaris, via 06-15345072. Zij staat je graag te woord.