Management Assistent (Commandant Land Component)

Ondersteun de operationele kern op het allerhoogste niveau van de Landmacht

Jouw rol: De spil in het zenuwcentrum van de Landmacht De Commandant Land Component is verantwoordelijk voor de aansturing, gereedstelling en inzet van alle operationele eenheden van de Landmacht. Deze operationele kern bestaat uit ongeveer 15.000 tot 20.000 personen. Binnen deze omgeving worden beslissingen genomen die de hele Koninklijke Landmacht raken.

Als Managementassistent ben jij de spil in het web en werk je in het zenuwcentrum van de Landmacht. Je ondersteunt de Commandant en maakt deel uit van een hechte persoonlijke staf, die naast jou bestaat uit een Hoofdofficier Toegevoegd (Majoor) en een Chauffeur (Korporaal). Je werkt in een gedreven team van militaire en burger collega’s, waarin jij met jouw bijdrage écht het verschil maakt en als doel hebt de Commandant zo veel mogelijk te ontlasten. Omdat je direct betrokken bent bij vertrouwelijke informatie, is jouw integriteit in deze rol van onschatbare waarde.

Wat ga je doen? Je hebt een breed en afwisselend takenpakket waarbij geen dag hetzelfde is. Jij hebt de touwtjes in handen en fungeert als poortwachter voor de Commandant.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan uit:

• Het beheren en bewaken van de complexe agenda van de Commandant, wat je doet in nauwe samenspraak met de Hoofdofficier Toegevoegd.
• Het van A tot Z voorbereiden van overleggen, zoals de Ondercommandantenvergadering, ad-hoc besprekingen en het wekelijkse agenda-overleg.
• Het plannen van reizen en afspraken, waaronder het boeken van hotels en vliegtickets en de afstemming met de chauffeur.
• Het optreden als eerste aanspreekpunt voor hooggeplaatste in- en externe contacten en het beheren van inkomend en uitgaand telefoonverkeer (zowel nationaal als internationaal).
• Het beheren van vergaderstukken: je bent medeverantwoordelijk voor een vlekkeloze aanlevering en registratie van nota's, zodat deelnemers aan overleggen altijd goed voorbereid zijn en alles correct in de systemen staat.
• Het bieden van facilitaire en protocollaire ondersteuning, waaronder het ontvangen en begeleiden van bezoekers, het coördineren van catering en attenties, en het gevraagd en ongevraagd adviseren van de Commandant over uiteenlopende zaken.

Je bent een organisatorisch talent dat energie krijgt van het ondersteunen op het allerhoogste niveau. Je schrikt niet terug voor een dynamische en vertrouwelijke rol en kunt goed omgaan met wisselende, onvoorspelbare situaties en gevoelige informatie. Je hebt een faciliterende en zorgzame instelling, maar bent tegelijkertijd proactief, neemt verantwoordelijkheid en werkt zelfstandig. Bovenal ben je een leergierige, flexibele en stressbestendige teamspeler die goed kan schakelen tussen hectiek en periodes van rust, en die zich thuis voelt in een kleine, hechte groep.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4 (bijvoorbeeld in een administratieve, secretariële of juridische richting).
• Relevante organisatorische en administratieve ervaring.
• Ervaring met ondersteuning op directie- of commandogroepniveau is een pré.
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
• Een goede beheersing (mondeling en schriftelijk) van de Engelse en Duitse taal.
• Kennis van diverse softwarepakketten, waaronder Microsoft Office en XPost.

• Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces.
• Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!

Selectieproces:

• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaardtermijn die de AVG voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Bij het ontvangen van voldoende reacties van geschikte kandidaten sluiten wij de vacature eerder.