Ben jij een organisatietalent met een scherp oog voor detail, een proactieve houding en een hart voor maatschappelijke impact? Dan is dit jouw kans om het verschil te maken in een organisatie die volop in beweging is.
De Douane opereert in een dynamisch speelveld van internationale handelsstromen, Europese regelgeving en nationale belangen. Om effectief in te kunnen spelen op deze voortdurende veranderingen, is begin 2025 de directie Strategie, Beleid & Internationaal (SB&I) opgericht: hét strategisch kompas van de Douane.
Binnen deze directie vormt het team Ondersteuning de ruggengraat van de organisatie. Als managementassistent speel jij een cruciale rol in het soepel laten verlopen van bestuurlijke en strategische processen. Je ondersteunt niet alleen het management, maar draagt ook bij aan de verbinding tussen beleid, uitvoering en externe partners zoals het bedrijfsleven en andere overheden.
Werk je graag in een ambitieuze omgeving waarin innovatie, samenwerking en kwaliteit centraal staan? Wil je bijdragen aan het versterken van de Douane van morgen? Dan nodigen we je van harte uit om verder te lezen. Deze functie biedt jou een unieke kans om mee te bouwen aan een wendbare, toekomstgerichte organisatie.
Dit doe je bij de Douane
Als managementassistent werk je in een dynamische omgeving waarin je administratieve, secretariële én organisatorische taken combineert. Je vormt een onmisbare schakel binnen het team en werkt nauw samen met je collega-managementassistenten van de directies Strategie, Beleid & Internationaal en Bureau Juridische Zaken. Jij zorgt ervoor dat het MT van Strategie, Beleid & Internationaal zich volledig kan richten op de inhoud, omdat jij alles daar omheen soepel laat verlopen. Jij bent hun eerste aanspreekpunt, vraagbaak én front-office.
In deze rol houd jij de touwtjes stevig in handen als het gaat om het organiseren en coördineren van ondersteunende processen, administraties en informatiestromen. Jij zorgt dat alles klopt en op rolletjes loopt.
Wat zijn je kerntaken?
- Je beheert de agenda’s en mailboxen van het MT, notuleert bij vergaderingen, stelt prioriteiten en handelt zelfstandig zaken af in overleg met de afdelingshoofden en teamleiders;
- Je organiseert vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten van A tot Z;
- Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten;
- Je stelt managementoverzichten op en houdt actiepunten nauwkeurig bij;
- Je schat snel het belang en de urgentie van vragen en verzoeken in, bewaakt de voortgang en zorgt voor een tijdige opvolging;
- Indien nodig verzorg je de verslaglegging en notulen van vergaderingen.
Daarnaast is het belangrijk dat je informatiestromen kunt coördineren en verbanden weet te leggen. Hiervoor is het handig dat je de inhoudelijke context van het werk van het MT begrijpt – bijvoorbeeld welke overleggen of werkgroepen belangrijk zijn voor hun agenda. Voor deze functie is werken op vrijdagen belangrijk, dit in verband met de teamsamenstelling.
Een bijzondere baan, omdat...
- Iedere dag anders is en je de mogelijkheden krijgt om afwisselende taken op te pakken;
- Je onderdeel bent van een energiek en gezellige afdeling en team, waarin samenwerking met de managementondersteuner van de afdeling BJZ belangrijk is en we voor elkaar klaar staan;
- Je een directe impact hebt op een fijne en goedlopende onderlinge samenwerking met je collega’s;
- Er veel ruimte is voor jouw persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling.
Dit zegt een collega over jouw werkomgeving
"Als management assistent binnen de directie Strategie, Beleid & Interationaal heb je een afwisselende baan, waarbij je nauw samenwerkt met andere management assistenten en het management. Je bent werkzaam in een veelzijdige omgeving, wat maakt dat echt geen dag hetzelfde is en dat maakt de functie leuk en uitdagend" - Iris, Management assistent.