Wil jij bijdragen aan de ondersteuning van een dynamische, wetenschappelijke omgeving binnen de Faculteit Militaire Wetenschappen (FMW) van de Nederlandse Defensie Academie (NLDA)? Als management assistent speel jij een cruciale rol in het dagelijks functioneren van de faculteit en biedt jij ondersteuning aan hoogleraren, vakgroep voorzitters en het faculteitsbestuur. Dit is jouw kans om een veelzijdige en waardevolle functie te vervullen in een organisatie die zich richt op de toekomst van Defensie.
In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor het verlenen van management-, secretariële en administratieve ondersteuning aan de Decaan, leden van het faculteitsbestuur, vakgroep voorzitters en wetenschappelijk personeel van de faculteit. Dit houdt onder andere in:
- Agendabeheer: Je beheert de agenda’s van de Decaan, vakgroep voorzitters en andere belangrijke stafleden, en coördineert afspraken en vergaderingen.
- Communicatie: Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe relaties en zorgt voor de juiste informatie-uitwisseling.
- Administratieve taken: Van het verwerken van post en correspondentie tot het coördineren van vergaderingen en het notuleren van belangrijke gesprekken en acties.
- Evenementen organiseren: Je speelt een rol bij het organiseren van academische evenementen, zoals oraties, diploma-uitreikingen en bezoeken van gasten.
- Hostmanship: Je ontvangt gasten en nieuw personeel, zorgt voor een gastvrije sfeer en begeleidt bezoekers zowel fysiek als administratief.
Daarnaast zorg je ervoor dat de administratieve processen soepel verlopen, waaronder de afhandeling van reisaanvragen, verlof en declaraties. Jij houdt alles in goede banen, zodat de academische processen optimaal verlopen.