Kun jij als geen ander plannen en organiseren? Wil je kennismaken met de rol van beleidsondersteuner, en je in die richting verder ontwikkelen? En wil je aan de slag bij het kleine team van het Bureau Secretaris van de Cyber Security Raad? Dan nodigen we je uit om te solliciteren op deze vacature.
Let op: dit is een tijdelijke klus vanwege de zwangerschap van een collega. Er is geen definitieve plek beschikbaar of vacature voorzien.
Jij bent verantwoordelijk voor het faciliteren en ontzorgen van de secretaris en werkt daarbij samen in het kleine team (6 fte) van Bureau Secretaris. Je staat daarbij middenin het team en je ondersteunt bij alle voorkomende activiteiten. Daarbij gaat het om een combinatie van verschillende werkzaamheden. Een greep uit jouw belangrijkste taken:
• Je bent het eerste aanspreekpunt van Bureau Secretaris. Je beheert de mailbox van het secretariaat (doorsturen, beantwoorden, uitsturen, coördineren en prioriteren) en de telefoon (eerste aanspreekpunt telefonisch contact);
• Je zorgt voor het agendabeheer van de secretaris: dit betekent het plannen en bijhouden van afspraken en deze afstemmen;
• Je plant vergaderingen en overleggen, zoals het werk- en teamoverleg, CSR Vergaderingen, bijeenkomsten van subcommissies, en meer;
• Je zorgt voor de voorbereiden van vergaderingen en overleggen, wat inhoudt het versturen van de vergaderverzoeken en vergaderstukken, (mede-)opstellen van agenda's en bijhorende stukken, net als zorgen voor alle facilitaire voorzieningen die nodig zijn (zaalreservering, reserveren van ict-faciliteiten en ondersteuning daarbij, cateringvoorzieningen, etc.), en het bijhouden van aan- en afwezigen.
Daarnaast ga je ook aan de slag met een aantal beleidsondersteunende taken. Dit houdt in:
• Samen met de andere collega’s in het team organiseer je grotere bijeenkomsten: je zorgt voor het reserveren van de locatie, inclusief reservering van alle benodigde facilitaire voorzieningen, en bent hiervoor het eerste aanspreekpunt, je stelt het draaiboek mede op, maakt een lijst met genodigden, verstuurt uitnodigingen, beheert aan- en afmeldingen, etc.;
• Je ordent de netwerkschijf die Bureau Secretaris gebruikt en archiveert vergader- en beleidsstukken in DigiJust;
• Je ondersteunt de adviseurs bij het projectmanagement van lopende adviestrajecten en andere activiteiten;
• Je ondersteunt bij inkoopprocessen, zoals hulp bieden bij het organisatorische deel van inkoopaanvragen (opstellen en afwikkelen van inkooporders en contact hierover houden met inkoop);
• Je beheert stakeholderslijsten: het up-to-date houden van bestaande stakeholderslijsten en daar waar nodig stel je nieuwe
stakeholderslijsten op;
• Je verzorgt het voorraadbeheer van producten, waaronder het bijhouden van fysieke exemplaren van de producten en relatiegeschenken van de raad en het zorgdragen voor tijdige bestellingen.