Management en Facilitair Ondersteuner

Wil je dicht op de besluitvorming van een overheidsorganisatie zitten? Als managementondersteuner bij Justis sta je middenin dat proces. Je bouwt brede kennis op van bestuurlijke, organisatorische en facilitaire processen. Je ziet van dichtbij hoe een directieteam beslissingen voorbereidt en neemt. Dat geeft je een stevige basis voor je verdere loopbaan binnen de overheid.

Je ondersteunt de algemeen directeur en vier directeuren bedrijfsvoering bij hun dagelijkse werk. Je beheert agenda's, bereidt vergaderingen voor en stelt verslagen op. Je bewaakt de voortgang van actiepunten en signaleert tijdig als iets vastloopt. Ook zorg je dat informatie op tijd bij de juiste mensen terechtkomt.

Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor facilitaire vragen op de afdeling. Je regelt praktische zaken zoals huisvesting, voorzieningen en dienstverlening voor collega's. Je werkt hierbij binnen de procedures en richtlijnen van Justis en het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Als managementondersteuner ga je aan de slag met:

• Agenda's beheren en vergaderingen voorbereiden;
• Notuleren en verslagen opstellen;
• Voortgang van actiepunten bewaken;
• Facilitaire vraagstukken oppakken en coördineren;
• Contact onderhouden met interne en externe partijen.

Dit vragen wij

In deze rol werk je in een omgeving met wisselende prioriteiten en korte lijnen naar de directie. Je houdt overzicht, stelt duidelijke prioriteiten en handelt zorgvuldig met vertrouwelijke informatie. Je bent klantgericht: collega's en directieleden weten dat ze op je kunnen rekenen. Je pakt nieuwe taken op eigen initiatief op en maakt je die snel eigen.

• MBO-plus of HBO werk- en denkniveau;
• Drie tot vijf jaar ervaring als managementondersteuner;
• Kennis van Windows-gestuurde MS Office-programma's, zoals Excel, Word, PowerPoint en Teams;
• Ervaring met Topdesk, iBabs en DigiJust;
• Goede schriftelijke en mondelinge vaardigheden in het Nederlands;
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen binnen een overheidsorganisatie.

Herken je jezelf grotendeels in dit profiel, maar voldoe je niet aan elke eis? Reageer dan toch. We kijken graag naar je kennis, ervaring en ontwikkelmogelijkheden.

Solliciteren

Ben je nieuwsgierig geworden? Reageer dan vóór 28 augustus om 23.59 uur via de sollicitatieknop op deze pagina. Heb je vragen over de functie? Neem dan contact op met recruitment, via [email protected], wij zorgen ervoor dat er contact met je wordt opgenomen. Het selectieproces bestaat uit twee gesprekken. We streven ernaar je binnen twee weken na de sluitingsdatum een reactie te sturen.

Zo ziet de selectieprocedure eruit

Eerst kijken we of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt. Daarna beoordelen we jouw brief en cv op de functie-eisen. Voldoe je daaraan? Dan hoor je of we je uitnodigen voor een gesprek.

Let op: bij genoeg goede reacties sluiten we de vacature eerder. Wacht dus niet met solliciteren.

We geven de voorkeur aan kandidaten die het beste aansluiten bij het profiel. Dat geldt voor kennis, werkervaring én opleidingsniveau. Zet deze gegevens duidelijk in je cv.

Het sollicitatieproces kan ook een voorselectietest, assessment of casus bevatten. Daarnaast kunnen we referenties opvragen of een online screening uitvoeren.

Reageer via de solliciteer-button en voeg je cv en motivatiebrief toe. Sollicitaties zonder deze documenten nemen we niet in behandeling. Na de sluitingsdatum is reageren niet meer mogelijk. Houd rekening met mogelijke technische problemen en wacht niet tot het laatste moment.

Bij je eerste sollicitatie maak je eenmalig een account aan. Daarmee volg je de status van je sollicitatie.

Werken met een arbeidsbeperking

Justis zet zich in voor de banenafspraak. Wij creëren zoveel mogelijk banen voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Dan ondersteunen we je zodat je goed kunt functioneren. Denk aan aanpassingen op je werkplek, vervoersvoorzieningen of vergoedingen van het UWV. Samen met jou, je leidinggevende en een jobcoach kijken we naar een passend werkpakket. Wil je weten of dit voor jou geldt? Lees meer over werken met een arbeidsbeperking