Management Ondersteuner

Ben jij de managementondersteuner die ervoor zorgt dat de werkweek van het management op rolletjes loopt? Denk je graag mee, houd je overzicht en weet je wanneer je moet begrenzen en wanneer flexibiliteit gevraagd is? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Als management ondersteuner binnen Rijksorganisatie voor Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie (ODI) maak je deel uit van het Team Ondersteuning. Dit team is volop in ontwikkeling, wat jou een afwisselende functie biedt waarin je actief kunt meebouwen en impact kunt maken.

In deze rol ligt jouw eerste focus op het complexe agendabeheer van managers of directeuren binnen ODI. Je werkzaamheden zijn divers en bestaan uit administratieve en bedrijfsvoeringstaken, waarbij ook regelmatig een beroep wordt gedaan op jouw organisatietalent en proactieve houding.

Samen met je collega’s binnen Team Ondersteuning spring je bij waar nodig, zodat de ondersteuning van de verschillende organisaties en teams binnen ODI soepel verloopt. Jij bent een zichtbare, betrouwbare collega die energie haalt uit ontzorgen, organiseren en structureren. Daarnaast heb je een signalerende rol: je ziet waar processen beter kunnen, benut kansen en durft door te vragen totdat zaken helder zijn. Kortom: een veelzijdige functie waarin jij het verschil maakt door overzicht, structuur en rust te brengen in een dynamische omgeving.

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• het beheren van de agenda’s van het management of de directie;
• het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief agenda-uitnodigingen, bezoekersregistratie en catering;
• ondersteuning bij HR-gerelateerde werkzaamheden, zoals in- en uitstroom en ziekmeldingen;
• ondersteuning bij het inkoop- en facturatieproces;
• het organiseren van diverse activiteiten en evenementen.

Je bent nieuwsgierig, omgevingsbewust en weet wat er speelt binnen je werkveld. Veranderingen en complexiteit zie jij niet als obstakel, maar als uitdaging. Je krijgt energie van organiseren en plannen, werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail. Meedenken gaat je vanzelf af: je denkt in mogelijkheden en handelt vanuit een professionele en klantgerichte houding. Integriteit staat bij jou hoog in het vaandel en je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.

Verder beschik je over:

• 2 tot 4 jaar relevante werkervaring als managementassistent, office assistent, ondersteuner of in een vergelijkbare functie in een complexe, grote organisatie;
• mbo- of hbo-werk- en denkniveau en het vermogen om snel, proactief en doordacht te handelen;
• ervaring met agendabeheer en het afhandelen van administratieve taken;
• je kunt goed werken met Outlook en Excel en maakt je andere systemen snel eigen;
• je houdt van afwisseling, bewaart het overzicht en werkt nauwkeurig;
• het leggen en onderhouden van contacten en weet relaties effectief te beheren;
• een zakelijke en pragmatische instelling;
• flinke dosis eigenaarschap, je pakt de regie en werkt zelfstandig;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, en sterke communicatieve vaardigheden.

Interesse? Graag ontvangen wij jouw cv en motivatie als word- of pdf-bestand via onderstaande sollicitatie button.

Wat mag je van ons verwachten? Wanneer we een match zien nemen we contact met je op om een eerste sollicitatiegesprek in te plannen. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee sollicitatiegesprekken gevolgd door een arbeidsvoorwaardengesprek. Een casus, opdracht, assessment en/of vaardigheidstest kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, net als het opvragen van referenties en het inzetten van een (online) screening.

Jouw werklocatie zal thuis en op kantoor zijn. Nogmaals, we nodigen je graag uit om te solliciteren. Heb je nog vragen, bel dan eerst even met Basten Quaedvlieg (Manager Team Ondersteuning, 06 11 80 92 51) of Dian Hoppen (Corporate Recruiter, 06 50 06 27 38).