Ben jij een aanpakker die graag het overzicht houdt? Ben jij goed in het ontzorgen, denk je graag een stap vooruit en vind je het leuk om dingen te regelen? Lees dan vooral door, want dan zijn we op zoek naar jou! Als management ondersteuner bij het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) ben je een onmisbare schakel die ervoor zorgt dat ons managementteam hun taken efficiënt kunnen uitvoeren.

Wat doe je als Management ondersteuner bij het Hoogwaterbeschermingsprogramma?
Complex Agendabeheer? Jazeker. Je zorgt dat afspraken efficiënt op elkaar aansluiten, houdt overzicht en schakelt snel wanneer er onverwachts dingen veranderen. Daarnaast draag je bij aan de goede sfeer en de fijne werkomgeving. Je hebt een belangrijke signalerende functie: jij merkt snel op wat beter kan en denkt actief mee.

Het managementteam van het HWBP zoekt een enthousiaste, betrokken management ondersteuner die ons helpt om het werk op rolletjes te laten lopen. Met een goede dosis humor bewaak jij de rust. We zoeken iemand die snel kan schakelen, initiatief neemt en het leuk vindt om dingen aan te pakken. Dankzij jou heeft de directeur of manager een soepele werkdag. Jij denkt ook aan het persoonlijke: een zieke collega krijgt een bloemetje en locaties voor bijeenkomsten zijn op tijd geregeld. Die persoonlijke aandacht maakt jouw baan betekenisvol, waarbij onze management ondersteuners onze échte dienstverleners zijn: behulpzaam en hartelijk. Binnen het secretariaat wordt hard gewerkt, maar altijd hebben we oog voor de menselijke kant en is er ruimte voor plezier. Je HWBP collega’s komen graag even bij het secretariaat voor hulp en een gezellig praatje.

Je vormt het secretariaat van het HWBP met twee andere collega’s. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor een efficiënte ondersteuning van het directieteam (2 directeuren en 3 teammanagers) en de programmateams. In totaal werken er 65 mensen bij de programmadirectie HWBP. Je ondersteunt het managementteam op verschillende onderwerpen in een ambtelijk en politiek gevoelige context. Je bent je bewust van de consequenties van je eigen handelen. Je treedt op als buffer naar de interne organisatie en externe omgeving, met name de waterschappen en het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat/Rijkswaterstaat. Je legt verbanden en schakelt makkelijk met je contacten in het werkveld en hebt daarbij goed oog voor de politiek bestuurlijke verhoudingen.

Een van jouw grootste uitdagingen is een soepel agendabeheer. Het accent van je werk ligt op de ondersteuning van een directeur, maar uiteraard vervangen en ondersteunen jij en je collega’s elkaar. Jullie beheren samen de mailbox van het secretariaat en zorgen voor een correcte en snelle afhandeling. Als gezicht van het HWBP ben je daarin correct, assertief en klantgericht.

Hier herken jij jezelf in:

• Je bent een teamspeler die ook zelfstandig aan het werk kan;
• Jij bent zowel een denker als een doener: je zet je analytische vermogen om in oplossingsgericht handelen;
• Met jouw dienstverlenende instelling, zorgvuldigheid en verantwoordelijkheidsgevoel weet jij te zorgen voor een correcte administratie. Je kunt overzicht bewaren en goed je eigen werk organiseren. Je weet de juiste mensen in te schakelen als dat nodig is;
• De ontwikkelingen in de organisatie vragen soms van je om snel te schakelen. Je hebt de flexibiliteit om gemakkelijk te switchen tussen je taken en het oplossen van problemen;
• Daarnaast zie je het als een uitdaging om altijd net een stapje verder te denken. Je bent bereid om je werkuren te verspreiden over minimaal drie werkdagen.

Herken je jezelf hierin én in onze kernwaarden Samenwerkingsgericht, Reflectief, Durf en Omgevingsbewust? Dan zoeken wij JOU!

Wat zijn onder andere je werkzaamheden:

• Je beheert diverse agenda’s, maakt afspraken, stelt prioriteiten;
• Je bereidt vergaderingen voor en signaleert actiepunten;
• Je bewaakt de juiste afhandeling van acties voor de directeur;
• Je draagt bij aan het verbeteren van de diverse (administratieve) processen op het secretariaat;
• En die mooie bos bloemen, kaart of dat gebakje bij bijzondere gelegenheden? Die heb jij natuurlijk zo geregeld;
• Vanzelfsprekend draag jij zorg voor het reserveren van vergaderruimten, het aanmaken van online meetings, het aanmelden van bezoekers of het regelen van de catering;
• Ook organiseer jij mee bij afdelingsgerelateerde events;
• Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving en kiest daarbij een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie;
• Je maakt een realistische inschatting van urgentie en stelt prioriteiten hierop af;
• Jij stelt je flexibel op en je springt bij, wanneer jouw collega-management assistenten afwezig zijn.