Wat doe je als management secretaresse?
Als managementondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het Air Mobility Command en zorg je ervoor dat de Commandant en Sectiehoofden optimaal worden ondersteund bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je verleent secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning en draagt bij aan een efficiënte informatievoorziening en bedrijfsvoering.
Je beheert agenda’s, plant afspraken en bewaakt prioriteiten. Daarnaast beoordeel je inkomende correspondentie op urgentie en belang, verzorg je de afhandeling van poststromen en zorg je ervoor dat relevante informatie tijdig beschikbaar is. Je onderhoudt contacten met interne en externe relaties en fungeert als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, samenwerkingspartners en bezoekers. Daarbij vervul je een verbindende rol tussen leidinggevenden, medewerkers en externe instanties.
Je organiseert en ondersteunt vergaderingen, werkbezoeken en delegaties. Hierbij verzorg je de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van actiepunten. Ook draag je zorg voor het opstellen, redigeren en controleren van correspondentie, nota’s, memo’s en andere documenten, waarbij je let op kwaliteit, huisstijl en correcte taalvoering.
Daarnaast lever je een belangrijke bijdrage aan de administratieve en organisatorische processen binnen de staf. Je verzamelt en verwerkt gegevens ten behoeve van managementinformatie, bewaakt de voortgang van afspraken en besluitvorming en signaleert knelpunten in werkprocessen. Door jouw proactieve houding en organisatorisch inzicht zorg je ervoor dat werkzaamheden soepel verlopen en dat leidinggevenden tijdig worden geïnformeerd over relevante ontwikkelingen en aandachtspunten.
Met jouw nauwkeurigheid, dienstverlenende instelling en organisatorische vaardigheden draag je dagelijks bij aan een effectieve ondersteuning van het management en een goed functionerende organisatie.