Managementassistent

Als managementondersteuner in Rotterdam en Schiphol maak je deel uit van het stafteam van het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC). Je werkt samen met 3 managementondersteuners, leancoaches en bestuursondersteuners. Je hebt binnen dit team je eigen takenpakket, maar vervangt ook directe collega’s bij hun afwezigheid. 

Dit doe je bij de Douane

In jouw rol als managementondersteuner voer je behoorlijk complexe werkzaamheden uit van administratieve, secretariële en organisatorische aard. Je houdt zicht op de planning en de agenda’s van de directeur en plaatsvervangend directeuren. Je bereidt de (management) vergaderingen voor en voorziet de leden van de agenda(stukken). In voorkomende gevallen notuleer je bij vergaderingen en bewaak je de planning én de voortgang van de actiepunten. Je bent goed in staat prioriteiten te stellen en voor efficiënt agendabeheer draai jij je hand niet om. Als managementondersteuner heb je tevens een rol bij het regelen van allerlei facilitaire zaken, zoals het versturen van uitnodigingen, het vastleggen van zalen, het bestellen van catering en het verzorgen van conferenties. Ook het voorraadbeheer, het bijhouden van e-mailpostbussen en van community’s in ConnectPeople behoren tot jouw taken. Je onderhoudt veel contact met andere secretariaten, zoals die van de directeuren van andere douanekantoren en het landelijk kantoor Douane.

Een bijzondere baan, omdat...

• je door de variatie in taken constant wordt uitgedaagd en je je nooit zult vervelen.
• jouw werk divers en essentieel is voor de goede werking van onze organisatie. 
• je samenwerkt met een team waar zelfstandigheid, flexibiliteit en nauwkeurigheid belangrijk zijn.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Ik vind dit werk vooral leuk vanwege de afwisselende werkzaamheden, dagelijks contact met verschillende afdelingen, organisaties en gezellige collega's binnen het team.”

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt een MBO 3 werk en denk niveau, bij voorkeur in een secretariële richting.
• Je bent vaardig in het administratief behandelen en afhandelen van verzoeken.
• Je hebt minimaal één jaar werkervaring in een ondersteunende, secretariële functie, bij voorkeur op directieniveau.
• Je beschikt over goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Je beschikt over uitstekende MS Office-vaardigheden.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met ConnectPeople.

Jouw competenties

• voortgangscontrole
• klantgerichtheid
• organisatiesensitiviteit
• plannen en organiseren
• integriteit

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

 

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Op maandag 1 september vinden de selectiegesprekken plaats.

 

Bij voldoende passende reacties kan de vacature eerder worden gesloten, houd hier rekening mee bij je sollicitatie. 

 

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

 

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

 

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

 

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

 

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.