Managementassistent

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van structuur aanbrengen, samenwerken, vooruitdenken en het ontzorgen van onze twee directeuren? Dan is dit jouw kans om een sleutelrol te vervullen binnen onze organisatie.

Als managementassistent van de Directie Interne Organisatie ben jij de onmisbare schakel die de directeuren ondersteunt bij het efficiënt uitvoeren van hun taken. Jij zorgt ervoor dat de directeur en plaatsvervangend directeur zich volledig kunnen richten op strategische vraagstukken.

Jouw werkzaamheden zijn onder andere:

• Beheren van complexe agenda’s en plannen van afspraken
• Voorbereiden, uitwerken en opvolgen van vergaderingen
• Bewaken van deadlines en actiepunten
• Coördineren van interne en externe communicatie
• Signaleren van prioriteiten en proactief inspelen op behoeften
• Ondersteunen bij projecten en vertrouwelijke dossiers
• Organiseren van bijeenkomsten en events

In deze rol werk je nauw samen met collega’s binnen de directie Interne Organisatie en met andere directies van de NVWA. Samen met twee directe collega’s vorm je een professioneel secretariaat voor de directeuren en zorg je voor de kwaliteit en continuïteit die nodig is voor het directiesecretariaat. Jij bent aanspreekpunt voor de directie én collega’s, en zorgt ervoor dat de communicatie tussen alle partijen soepel en efficiënt verloopt.

Als onderdeel van het hele team van managementassistenten van de directiestaf Interne Organisatie, draag je bij aan de beschikbaarheid en dienstverlening voor alle afdelingen. Je werkt in een complex en maatschappelijk relevant werkveld, waarbij je bijdraagt aan de efficiëntie van de organisatie en een effectieve interne werking.

Als managementassistent werk je tenminste twee dagen per week op kantoor in Utrecht. Daarin ben je flexibel als dat voor het werk en de samenwerking met de directeuren noodzakelijk is. Zowel op kantoor als wanneer we thuis werken hebben we veel contact met elkaar. In een goede sfeer zorgen we er samen voor dat de directie Interne Organisatie in de volle breedte optimaal wordt gefaciliteerd.

Zet je idealen on in daden!
Ben jij de organisatorische kracht die we zoeken? Solliciteer nu en maak deel uit van ons dynamische team.

Jij bent een professionele, discrete en proactieve managementassistent met oog voor detail en gevoel voor verhoudingen. Je bent stressbestendig, flexibel en servicegericht. Voor jou is proactief plannen, organiseren en prioriteren vanzelfsprekend, en je vindt het geen probleem om te schakelen tussen meerdere taken.

Daarnaast zien wij graag het volgende:

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau
• Ervaring in een vergelijkbare rol op directieniveau
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Uitstekende kennis van MS Office en ervaring met het werken met diverse softwaretools.

Competenties

• Plannen en organiseren
• Klantgerichtheid
• Samenwerken
• Organisatiesensiviteit en integriteit
• Flexibiliteit

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, Arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid (voorrangskandidaat)? Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijs- en voordrachtbrief kun je toevoegen door eerst je sollicitatie zonder aanwijs– en voordrachtbrief te verzenden en vervolgens door te klikken op de link in de bevestigingsmail van je sollicitatie. Na inloggen kun je dan de aanwijs- en voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.