Managementassistent

Kom jij het verschil maken, als managementassistent bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) in Den Haag? Dankzij jouw ondersteuning kan het management zich helemaal concentreren op hun belangrijkste werkzaamheden. En daarmee draag je bij aan eerlijk, gezond en veilig werk voor iedereen in Nederland.

Jij ontzorgt de directie

Als managementassistente ontzorg je de directeur van een programmadirectie. Wij zoeken in totaal twee managementassistentes; één voor de directeur Armoede en Schulden (A&S) en één voor de directeur Participatie en Decentrale Voorzieningen (PDV). Je beheert (complexe) agenda’s en mailboxen, bereidt vergaderingen voor en voert administratieve taken uit. Zo zorg je voor overzicht, waardoor de directeur zo goed mogelijk kan werken. Daarmee help je niet alleen de directie. Indirect is jouw werk van belang voor heel Nederland. Verder houd je je bezig met het:

• begeleiden/coachen van je collega managementondersteuners
• optreden als aanspreekpunt voor de directie
• afhandelen van telefoontjes, e-mail en post
• signaleren van knelpunten en hierop inspelen
• bewaken van de voortgang van de uitgezette acties
• bijdragen aan het verbeteren van werkprocessen

Je komt te werken in het secretariaatsteam van het Directoraat-Generaal Sociale Zekerheid en Integratie (DGSZI). Binnen dit team van managementondersteuners zijn samenwerken, bijspringen waar nodig en elkaar vervangen een vanzelfsprekendheid.

Toekomstige collega’s aan het woord:
“Ik haal heel veel voldoening uit het ontzorgen van het management. Het ene moment maak ik een afspraak voor een MT-lid, het volgende moment verzorg ik een lunch of boek ik een zaal. Die afwisseling zorgt dat ik elke dag met een lach aan het werk ga.” - Tatjana, managementondersteuner.

“Mijn werk is iedere dag weer een puzzel. Dat spreekt mij heel erg aan. Daar komt bij dat ik kan blijven doorgroeien. Een jaar geleden kwam ik binnen als ondersteuner van 2 managers, nu werk ik voor de directeur. Daardoor blijft het werk uitdagend. Ik verveel me geen moment!” - Funda, directie assistent.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.

Jij voelt precies aan waar de directie behoefte aan heeft. Ook in drukke periodes bewaar jij je rust, behoud je het overzicht en zet je een tandje bij als dit nodig is. Je stelt prioriteiten en komt met creatieve oplossingen. Hiervoor schakel je met de juiste collega’s op het juiste moment. Daarnaast kun je goed plannen en organiseren en krijg je anderen mee in jouw ideeën. Tot slot communiceer je op een vriendelijke manier en hebt een goede balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding. En verder:

• heb je een mbo 4-diploma (of vergelijkbaar) in secretariële richting.
• heb je eerdere ervaring als managementassistent, managementondersteuner of in een administratieve functie (met vergelijkbare taken als die in de vacaturetekst worden genoemd).
• kun je goed werken met de programma’s van Microsoft Office.
• maak je je digitale systemen als iBabs en Digidoc snel eigen.
• spreek en schrijf je goed Nederlands.

Wij staan voor gelijkwaardige kansen op de arbeidsmarkt. Om te voorkomen dat onze onbewuste associaties bij een kandidaat onbedoeld een selectiebeslissing kleuren, proberen we het proces zo veel mogelijk te objectiveren. Daarom moedigen wij je aan om je ervaring, kennis en competenties te benadrukken in je cv en motivatiebrief, aan de hand van de functie-eisen.

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Alhoewel wij hybride werken omarmen, is de bezetting van het fysieke secretariaat leidend. Je thuiswerkdagen stem je af met je leidinggevende. Omdat je echter een spilfunctie vervult op een directie, is het van belang dat je minimaal 2 à 3 dagen per week op kantoor aanwezig bent.
• Het betreft een tijdelijke vacature, voor een periode van 1 jaar. Ben je al werkzaam bij SZW en heb je een vaste aanstelling? Dan is detachering de enige mogelijkheid”.
• Wij zoeken in totaal 2 managementassistentes.
• Op dit moment staan we open voor sollicitaties van medewerkers met een dienstverband bij SZW/de Rijksoverheid, waaronder Rijkstrainees en studenten met een leerwerkplek. Sollicitaties van externen, in-gedetacheerden (van buiten SZW/de Rijksoverheid) en stagiaires kunnen in deze fase helaas niet in behandeling worden genomen.

Wat bieden wij jou nog meer?

• Een prettige, open werksfeer met veel aandacht voor het individu.
• Een mooie werkomgeving, op een paar minuten afstand van Den Haag Centraal Station en een kantine gericht op gezonde voeding.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, bijvoorbeeld in de vorm van diverse opleidingsmogelijkheden.
• Oog voor een goede werk-privé balans; je werktijden/dagen stem je in goed onderling overleg met je naaste collega’s af.
• Een vergoeding om thuis een prettige werkplek in te richten, conform de CAO Rijk.

Tip!! Download deze vacaturetekst, inclusief de gegevens van de vacaturehouder, voordat de vacature sluit. Hierna zijn deze gegevens online nl. niet meer zichtbaar.