Is deze vacature jouw uitdaging als managementassistent bij het programma Nieuwe financiering kinderopvang van Dienst Toeslagen? Dankzij jouw ondersteuning kan het managementteam optimaal hun werk doen. Daarmee draag je bij aan het opzetten van een nieuw stelsel voor de Kinderopvang.
Dit doe je bij Toeslagen
In jouw rol van managementassistent ben jij vaak het eerste aanspreekpunt voor in- en externe partijen in een dynamische omgeving. Je bent ons visitekaartje én onze vraagbaak! Je verricht zelfstandig heel uiteenlopende, vooral uitvoerende en praktische werkzaamheden. Je houdt je bezig met het agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer van de programmadirecteur en enkele coördinatoren van het programma. Je verwerkt en archiveert e-mails en zorgt dat alles zo optimaal mogelijk ingepland is. Ook breng je structuur aan, pak je de regie en creëer je overzicht. Je neemt zelfstandig besluiten. Daarbij is ‘nee’ ook een goed antwoord.
Naast de primaire ondersteuning van coördinatoren en programmadirecteur spring je desgevraagd bij in de administratieve, logistieke en/of organisatorische ondersteuning van het programma. Problemen die zich voordoen los je zo veel mogelijk op eigen initiatief zelf op.
Als managementassistent verricht je ook een aantal administratieve werkzaamheden zoals het maken van de vakantieplanning(en), inventarisaties voor huisvesting, autorisaties en andere facilitaire werkzaamheden. Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en je zorgt ervoor dat dan alles is geregeld: van lunch tot parkeerplaats. Voor vergaderingen zorg je dat alle stukken in iBabs staan, zodat de programmadirecteur en coördinatoren voorbereid aan een vergadering kunnen beginnen.
Daarnaast kan je belast worden met functie overstijgende taken en kan je gevraagd worden mee te denken hoe bepaalde bijeenkomsten georganiseerd moeten worden. Je hebt een frisse kijk op zaken en een positieve instelling en in de praktijk weet je zelden van tevoren hoe je werkdag eruit gaat zien.
Een bijzondere baan, omdat...
• het programma op een andere manier is ingericht dan reguliere programma’s binnen de overheid.
• je op verschillende niveaus tussen verschillende werkzaamheden schakelt.
• er meerdere ministeries en gemengde teams van SZW en Dienst Toeslagen (MinFin) werken binnen het programma.
• je nauw samenwerkt met de collega managementassistente binnen Toeslagen evenals met je collega van SZW.
• je werkt met agenda’s in verschillende omgevingen van SZW, MinFin en Belastingdienst.
• je hebt kennis van de systemen die binnen de Rijksoverheid worden gebruikt en moet daarbij in verschillende omgevingen agendabeheer toepassen wat de functie uitdagend maakt.
• je ondersteuning biedt op samenhangende onderwerpen in een (zeer gevoelige) ambtelijke en politieke dynamische context waarbij jouw verantwoordelijkheidsgevoel heel waardevol is.
• je in no time een breed in- en extern netwerk opbouwt waardoor je altijd de juiste persoon kunt benaderen om iets georganiseerd te krijgen.
Dit zegt een collega over jouw werkomgeving
“Aan het begin van de werkdag weet je vaak nog niet met welke werkzaamheden je de dag gaat eindigen. Je schakelt dus veel en vlot tussen taken. Dat maakt je werk afwisselend en bruisend.” Kirsten, managementassistent Toeslagen.