Managementassistent

Ben jij degene die altijd drie stappen vooruitdenkt?

Binnen onze directie gebeurt veel. Snel. Tegelijk. En vaak onder een bestuurlijk vergrootglas. Daarom zoeken wij een managementassistent voor 32 tot 36 uur per week die niet alleen ondersteunt, maar vooral organiseert, verbindt, signaleert en anticipeert. Iemand die overzicht creëert in een omgeving waar veel belangen samenkomen en waar de agenda van morgen vandaag al verandert.Je werkt vanuit Utrecht. Af en toe ben je voor overleggen of bijeenkomsten ook in Den Haag te vinden.

Jij zorgt ervoor dat managers zich kunnen richten op de inhoud. Niet omdat je alleen problemen oplost als ze ontstaan, maar omdat je ze vaak al ziet aankomen.

Dit doe je bij Toeslagen

Als managementassistent sta je midden in het hart van de directie van Dienst Toeslagen. Je ondersteunt de plaatsvervangend directeur-generaal en de programmadirecteur Digitale Diensten in een omgeving waar bestuurlijke, politieke en maatschappelijke belangen samenkomen. Juist daardoor is geen dag hetzelfde.
Jij brengt overzicht in een dynamische omgeving. Je houdt complexe agenda's in beweging, bewaakt prioriteiten en zorgt dat besluitvormingsprocessen soepel verlopen. Als centraal aanspreekpunt verbind je management, collega's en externe relaties. Je weet wie je wanneer moet betrekken, houdt overzicht over acties en deadlines en zorgt ervoor dat informatie op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomt.
Terwijl je de dagelijkse gang van zaken organiseert, houd je ook oog voor het grotere geheel. Je bereidt directieberaden en andere belangrijke overleggen voor, verzamelt en verwerkt managementinformatie en zorgt dat bestuurlijke stukken op orde zijn. Zie je een risico, knelpunt of kans? Dan wacht je niet af, maar trek je aan de bel en denk je mee over oplossingen.
Daarnaast ben je voor de directie een vertrouwd aanspreekpunt voor uiteenlopende vraagstukken, van HR-zaken tot projectadministratie. Je stemt werkzaamheden af met collega's binnen en buiten de directie, zorgt dat processen soepel verlopen en zoekt continu naar slimme manieren om de samenwerking verder te verbeteren.
Kortom: jij bent degene die rust, structuur en overzicht brengt in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt.

Een bijzondere baan, omdat...

• je direct samenwerkt met de ambtelijke leiding en het management.
• je veel ruimte en verantwoordelijkheid krijgt om zelfstandig beslissingen te nemen en werkzaamheden te organiseren.
• je werkt op een plek waar beleid, uitvoering en maatschappelijke opgaven samenkomen.
• je in een omgeving werkt waar geen dag hetzelfde is.
• je niet alleen ondersteuner, maar ook organisator, verbinder en sparringpartner bent.
• je zichtbaar bijdraagt aan het goed functioneren van de directie.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Als managementassistent zit je hier op de plek waar alles samenkomt: mensen, prioriteiten, besluitvorming en soms ook de hectiek. Juist daar maak jij het verschil." Sandra, managementassistent

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt minimaal mbo-4 werk- en -denkniveau.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het ondersteunen van managers of directieleden in een complexe organisatie, bij voorkeur binnen de (semi)overheid.
• Je houdt overzicht, onderscheidt hoofd- en bijzaken en stelt de juiste prioriteiten.
• Je herkent bestuurlijke en organisatorische belangen en handelt daar passend naar.
• Je signaleert knelpunten en kansen, neemt initiatief en onderneemt actie wanneer de situatie daarom vraagt.
• Je bent communicatief vaardig en brengt informatie helder over, zowel mondeling als schriftelijk.

Jouw competenties

• flexibiliteit
• organisatiesensitiviteit
• plannen en organiseren
• samenwerken
• voortgangscontrole

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Op 4 november vinden de selectiegesprekken plaats. 

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

Dienst Toeslagen zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.