Managementassistent bij de Koninklijke Landmacht

Heb jij organisatietalent, een proactieve houding en oog voor detail? Ben jij de onmisbare schakel die moeiteloos schakelt in een dynamische, militaire omgeving? Wil jij een cruciale rol spelen in het ondersteunen van het management van een afdeling die de ruggengraat vormt van onze landsystemen? Dan is dit jouw kans om het verschil te maken als Managementassistent bij de afdeling Systemen & Analyse!

Wie zijn wij?

De afdeling Systemen & Analyse (S&A) is een essentieel onderdeel van het Materieellogistiek Commando (MatlogCo) van de Koninklijke Landmacht. Wij verzamelen en ontwikkelen diepgaande kennis over (wapen)systemen en voeren analyses uit om inzicht te krijgen in prestaties en kosten. Daarnaast adviseren wij over het gebruik en onderhoud van materieel en zijn wij verantwoordelijk voor de volledige levenscyclus van alle ondersteunende C-systemen. Je komt terecht in een hecht team van zeven collega’s waar korte communicatielijnen en een professionele sfeer centraal staan.

Wat ga je doen als Managementassistent?

In deze veelzijdige rol ben jij de spil in de secretariële en administratieve ondersteuning van het afdelingshoofd en het managementteam. Je bent verantwoordelijk voor de kwaliteit van de ondersteuning en opereert met een grote mate van zelfstandigheid.

Jouw takenpakket is breed en uitdagend:

• Secretariële ondersteuning: Je beheert en bewaakt complexe agenda's, beoordeelt inkomende correspondentie op prioriteit en bent het eerste aanspreekpunt voor zowel interne medewerkers als externe instanties.
• Organisatie & Regie: Je organiseert en bereidt diverse vergaderingen voor, stelt stukken samen en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en besluiten.
• Projectcoördinatie: Je coördineert kortdurende projecten, zoals bijeenkomsten en cursussen, en zorgt voor de bijbehorende facilitaire ondersteuning.
• Relatiebeheer: Je ontvangt en begeleidt bezoeken en delegaties op professionele wijze en onderhoudt contacten binnen de bredere Defensieorganisatie.
• Proactief Meedenken: Je stelt procedureverbeteringen voor en denkt mee over zaken als budgetoptimalisatie om de bedrijfsvoering naar een hoger plan te tillen.

• Een afgeronde MBO-4 opleiding gericht op officemanagement, directiesecretaresse of een vergelijkbaar vakgebied.
• Aantoonbare ervaring met managementondersteunende taken.
• Je bent een proactieve, zelfstandige en stressbestendige professional die snel kan schakelen tussen verschillende taken.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en klantgerichte vaardigheden en bent discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie.
• Uitstekende kennis van Office 365.
• Je bent bereid een veiligheidsonderzoek (VOG/VGB-B) te ondergaan.

Wat bieden wij jou?

• Betekenisvol werk: Jouw ondersteuning stelt de commandant in staat zich volledig te richten op de inzetbaarheid van de landmacht.
• Dynamiek: Een uitdagende functie voor 38 uur per week in een unieke militaire omgeving in Utrecht.

• Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces.
• Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!

Selectieproces:

• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaardtermijn die de AVG voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Bij het ontvangen van voldoende reacties van geschikte kandidaten sluiten wij de vacature eerder.