Managementassistent directeur operatie

Als managementassistent bij DV&O ondersteun je de Directeur Operatie en zorg je dat de dagelijkse werkzaamheden goed verlopen. Je beheert een complexe agenda, weegt conflicterende afspraken af en behandelt e-mails en correspondentie. Je bereidt overleggen voor, maakt verslagen en bewaakt de opvolging van afspraken. Zo houd je overzicht en zorg je dat belangrijke zaken op tijd worden geregeld.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten. Je beoordeelt binnenkomende verzoeken, bepaalt wat prioriteit heeft en zorgt dat informatie bij de juiste personen terechtkomt. Daarbij stem je af met verschillende onderdelen van de organisatie en houd je in de gaten welke acties nog nodig zijn.

Je werkt dicht bij de directie en krijgt te maken met uiteenlopende onderwerpen en belangen. Je signaleert knelpunten, denkt vooruit en draagt oplossingen aan voordat zaken vertraging oplopen. Daarbij ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en houd je rekening met de verhoudingen binnen de organisatie. Met jouw overzicht, nauwkeurigheid en heldere communicatie help je de Directeur Operatie om goed geïnformeerde beslissingen te nemen en afspraken na te komen.

Je organiseert je werk zelfstandig en weet wanneer je zelf een beslissing kunt nemen en wanneer afstemming nodig is. Je begrijpt dat je in een ondersteunende functie dicht bij de directie werkt en dat betrouwbaarheid en een professionele houding daarbij belangrijk zijn.

Verder heb je:

• Je hebt mbo 4 werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring in het zelfstandig ondersteunen van een directeur of vergelijkbare leidinggevende. Je weet wat deze ondersteuning vraagt en kunt omgaan met de complexiteit ervan;
• Je hebt ervaring met Microsoft Office;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;

Heb je geen diploma waarmee je je mbo werk- en denkniveau kunt aantonen? Ook dan nodigen we je uit om te solliciteren. Wij zullen je dan zo snel mogelijk een capaciteiten test toe sturen die online gemaakt kan worden. Het behalen van de capaciteiten test op het gevraagde niveau is een vereiste om verder te kunnen in de procedure.

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Om te solliciteren log je in en upload je je cv. Voor sommige functies maak je een online assessment. Op basis van de uitkomst volgen één of twee gesprekken. Bij een positieve uitkomst vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan. Twijfel je of je een VOG kunt krijgen? Check vogcheck.justis.nl. 
• Screenen op openbare bronnen is onderdeel van de sollicitatieprocedure .
• Aantoonbaar het vereiste werk- en denkniveau. Als je dit niet kunt aantonen met een diploma, toetsen we tijdens de sollicitatieprocedure met een capaciteitentest of je over dit niveau beschikt. Je ontvangt vooraf oefentesten, zodat je je goed kunt voorbereiden.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
• Een motivatiebrief is niet verplicht, maar wordt wel op prijs gesteld.
• Werklocatie: Soesterberg en Zaanstad.
• De selectiegesprekken vinden plaats op donderdag 10 december 2026.
• Wij behouden ons het recht voor de vacature eerder te sluiten als wij een geschikte kandidaat hebben gevonden. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.