Managementassistent Financiële Markten

Als managementassistent heb je een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheden. In Den Haag vorm jij het dienstverlenende informatie- en communicatieknooppunt tussen de directie Financiële Markten, de overige onderdelen van het ministerie van Financiën en de buitenwereld. Het is een boeiende functie, waarbij je dagelijks veel contacten hebt binnen en buiten het ministerie van Financiën. Daarnaast krijg je een belangrijke rol bij het organiseren van het werk op ons secretariaat.

Als managementassistent bij de directie Financiële Markten ben je verantwoordelijk voor de allround secretariële ondersteuning van de directie Financiële Markten. De directie Financiële Markten is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het beleid en de wet- en regelgeving voor de financiële markten. 

Bij de directie Financiële Markten komt veel informatie samen, vaak van grote politieke en maatschappelijke betekenis. Het is een dynamische omgeving. De collega’s – en jij als managementassistent dus ook – hebben voortdurend contact met onder andere banken, verzekeraars, consumentenorganisaties, toezichthouders, andere ministeries en diverse Europese en internationale organisaties. Als managementassistent leid je deze contacten in goede banen. Daarnaast ondersteun je je collega’s bij agendabeheer en de informatievoorziening richting de ambtelijke leiding van het ministerie van Financiën en haar bewindspersonen. Je kunt informatie die binnenkomt filteren en de juiste prioriteiten stellen. Je houdt het overzicht, ook als het druk is, en blijft steeds nauwkeurig presteren. Met jouw opgewekte instelling kun je zaken bovendien goed relativeren. Voor de uitvoering van jouw taken is een grote mate van zelfstandigheid en flexibiliteit vereist. Wanneer omstandigheden veranderen, pas jij je makkelijk aan en je vindt het vanzelfsprekend om collega’s te helpen waar dat nodig is. Door personele wisselingen gaat er een grotendeels nieuw team aan de slag op ons secretariaat. Met jouw ruime ervaring heb je ideeën over hoe jullie het secretariaat het beste kunnen organiseren. Ook herken je knelpunten en weet je samen met je collega’s verbeteringen door te voeren.

De directie Financiële Markten bestaat uit vier afzonderlijke afdelingen en telt in totaal zo’n 80 medewerkers. Het team van managementassistenten bestaat uit ongeveer vijf collega’s die de vier afdelingen, de directeur en de afdelingshoofden ondersteunen. Zij werken intensief samen, maken onderling afspraken over de werkwijze en zorgen ervoor dat collega’s op kantoor altijd bij iemand van het secretariaat terechtkunnen. Zo vormen ze, net als de directie zelf, een hecht team. De omgangsvormen zijn informeel en er is veel aandacht voor elkaar en voor ieders ontwikkelmogelijkheden. De directie Financiële Markten maakt deel uit van de Generale Thesaurie (GT) van het ministerie van Financiën. De managementondersteuning van de verschillende directies binnen de GT, waaronder ook de directie Financiële Markten, zoekt elkaar actief op voor samenwerking en achtervang.

Jouw taken zijn onder meer: 

• Je organiseert in- en externe overleggen voor de collega’s binnen de directie en het managementteam, inclusief catering en andere facilitaire voorzieningen.
• Je beheert de agenda’s van het managementteam. Daarbij ben je in staat om zelf prioriteiten te stellen bij het maken van afspraken.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor in- en externe contacten van het management en coördineert daarbij de (digitale) informatiestroom.
• Je draagt met jouw ervaring actief bij aan het functioneren van het secretariaat als geheel: je coördineert het oppakken van taken, begeleidt mindere ervaren collega’s, doet voorstellen om zaken beter te organiseren en bevordert een goede samenwerking.
• Je beheert het telefoon- en e-mailverkeer en de post en stukkenstroom (notities en brieven). De binnenkomende correspondentie beoordeel je op inhoud en belang. Indien mogelijk verstrek je zelf de informatie.
• Je verzorgt de ondersteuning bij indiensttredingen, ziek- en betermeldingen, verlofaanvragen en de afhandeling van facturen. Ook help je bijvoorbeeld bij de organisatie van teamdagen, lezingen en activiteiten voor de directie.

Functie-eisen:

• Je hebt minimaal mbo-niveau en een flink aantal jaren relevante werkervaring.
• Je bent klantgericht, positief ingesteld, communicatief vaardig en tactvol. Je zet die competenties en je senioriteit in om bij te dragen aan de samenwerking binnen het secretariaat.
• Je kunt uitstekend plannen en organiseren. Dat betekent ook dat je zelfstandig tot besluiten kunt komen en plannen tot uitvoer kunt brengen. 
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels. 
• Je bent digitaal vaardig, weet goed je weg in standaardpakketten zoals Word, Excel en Outlook en weet je andere software (zoals Webex) snel eigen te maken.
• Tot slot werk je vanuit de kernwaarden van Financiën: integer, deskundig, duidelijk, durf en samenwerken.

We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele voorkeur. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving. 

• Draag jij graag bij aan een financieel gezond Nederland? Je bent van harte welkom. Solliciteren kan door je cv en motivatie in te sturen. Maar we staan ook open voor andere vormen, zoals een video- (met bijgevoegd je cv) of presentatie-sollicitatie (in PowerPoint). In het laatste geval plak je de link van je sollicitatie in een pdf- of word-bestand. Zo kunnen we je sollicitatie goed verwerken. 
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. 
• Bij het vervullen van deze functie word je (mogelijk) aangewezen als insider op grond van het personeelsreglement Financiën. Met het oog op het verbod op handel met voorkennis en het voorkomen van financiële belangenverstrengeling is het bezit van en/of de handel in effecten (zoals aandelen en obligaties) van sommige ondernemingen niet toegestaan. Neem dan contact via [email protected] 
• De keuze voor een nieuwe baan kan best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in. Via een introductiebijeenkomst en een onboarding app helpen we je om je weg te vinden en leer je hoe alles werkt binnen Financiën. Heb je nog vragen over de vacature of het selectieproces? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag in je overweging. 
• Wanneer de inschrijving van de vacature is gesloten zal de vacaturetekst online niet meer zichtbaar zijn. Mocht je deze op een later moment terug willen lezen dan adviseren wij je een kopie van de vacaturetekst op te slaan.