Sta jij bekend om jouw excellente dienstverlening? Haal jij energie uit orde aanbrengen, organiseren en het bewaken van de voortgang? En zit het werken binnen een dynamisch politiek-bestuurlijke omgeving in jouw DNA? Dan kom je als managementassistent bij onze directie Bestuursondersteuning helemaal tot je recht. Vanuit deze directie ga je de programma Directeur-Generaal (DG) Werk aan Uitvoering (WaU) ondersteunen. Onder WaU vallen twee programmadirecties; Werk aan Uitvoering (WaU) en Vereenvoudiging Inkomensondersteuning Mensen (VIM). Het doel van deze overheidsbrede programma’s is om de publieke dienstverlening aan mensen en bedrijven te verbeteren en om tot een eenvoudigere regelgeving te komen. Daarnaast valt de directie voor de Wet Toelating Terbeschikkingstelling van Arbeidskrachten (WTTA) ook onder het DG.
Wat ga je doen?
De DG is een bestuurder die op hoog niveau opereert. Ze heeft een complexe agenda, die continu onder druk staat. Complex, omdat er niet alleen interne maar ook veel externe afspraken ingepland moeten worden. Aan jou de taak om dat in gezamenlijkheid met de andere organisaties voor elkaar te krijgen. Het vraagt flexibiliteit in jouw beschikbaarheid omdat de situatie daar soms nou eenmaal om vraagt. Je werkt in een zeer dynamische en politiekgevoelige omgeving en zit dus heel dicht op de politieke besluitvorming. Dat is precies wat jouw functie zo interessant en uniek maakt. Mooie bijkomstigheid is daarnaast, dat je in een hecht en sterk team terecht komt, dat altijd positief en enthousiast is.
Een prettige werkomgeving
Een prettige werkomgeving staat bij ons hoog in het vaandel. Je krijgt volop de ruimte om je inhoudelijke meerwaarde te laten zien, ideeën aan te dragen en je kennis te delen. Dit bevordert niet alleen de samenwerking op de werkvloer en DG-breed maar zorgt ook voor de doorontwikkeling en verbetering van onze dienstverlening.
Door interesse te tonen in de onderwerpen binnen het programma DG leer je snel goed te prioriteren en weet je wie je voor welk onderwerp nodig hebt. Als ervaren managementassistent zet je net dat stapje extra, en denk je mee én vooruit. Ook bouw je een goede verstandhouding op met de leden van de Bestuursraad en je collega managementassistenten. Dat maakt dat jullie elkaar bij afwezigheid kunnen vervangen. Na verloop van tijd heb je aan een half woord genoeg en haal je nog meer voldoening en plezier uit je werk.
Een greep uit jouw takenpakket:
- samen met je collega managementassistent beheer en bewaak je de complexe agenda en de mailbox van de DG, plus de gezamenlijke mailbox van het secretariaat;
- je maakt en plant (complexe) afspraken, signaleert eventuele knelpunten en lost deze op;
- als organisator pur-sang plan je vergaderingen en bijeenkomsten, meld je bezoekers aan en regel je de locaties en catering;
- je zorgt voor een tijdige en klantvriendelijke afhandeling van vraagstukken via telefoontjes;
- je verzamelt vergaderstukken, zet de voorbereidingen uit bij de portefeuillehouder en zet de dossiers compleet en klaar in iBabs.