Ben jij de onmisbare schakel in een nieuwe directie in een dynamische omgeving? Houd jij van gestructureerd ontzorgen van managers, werk je daarbij goed in een team en heb je een goed ontwikkelde sociale antenne? Dan is deze functie als managementassistent bij de directie Realsiatie Woningbouw mogelijk wat voor jou!
Een goed functionerend secretariaat is essentieel in de directie Realisatie Woningbouw. Als managementassistent ondersteun je primair de leden van het managementteam met organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden. Jij bent in het bijzonder verantwoordelijk voor de ondersteuning van twee DT-leden binnen de directie. Je werkt nauw samen met je collega's op het secretariaat, waarbij je de werkzaamheden zelfstandig verzorgt, maar als team bepaalt wat er dagelijks moet gebeuren. Je bent een echte teamspeler. Je hebt daarbij een goede sociale antenne om managers te voeden met wat er speelt in de organisatie.
Je voert alle voorkomende secretariële werkzaamheden uit. Denk hierbij aan het bijhouden van agenda’s, waarbij je rekening houdt met eventuele voorbereiding, reistijd, voorbereiding van vergaderingen in I-babs. Je weet prioriteiten te herkennen in de agenda's en kunt beoordelen welke interne of externe verzoeken met voorrang moeten worden behandeld. Omdat je daarmee een essentiële schakel in het functioneren van de directie bent, heb je gevoel bij wat er inhoudelijk speelt via bijvoorbeeld afdelingsoverleggen en de wekelijkse briefing. Maar je bent ook verantwoordelijk voor het voorbereiden, organiseren en plannen van diverse in- en externe vergaderingen. Ook hier verzorg je de benodigde stukken, maar ook het reserveren van vergaderzalen en het aanmelden en begeleiden van bezoekers. Daarnaast verwerk je de inkomende (digitale) post, telefoontjes, archief, etc. Je zorgt dat de boel draait en handelt als er organisatorische knelpunten zijn. Je bent voor de gehele directie een belangrijke bron van informatie en ondersteuning.